Tag: MSP

Bezpieczeństwo druku w MŚP: nowe wyzwania i zmieniająca się świadomość

Małe i średnie firmy od lat postrzegane są jako konserwatywni użytkownicy rozwiązań biurowych – wybierający sprawdzone urządzenia, unikający skomplikowanych systemów i ostrożnie podchodzący do transformacji cyfrowej. Ale ten obraz powoli odchodzi do przeszłości.

Pandemia, praca hybrydowa, rozwój usług chmurowych i rosnące wymogi regulacyjne wymusiły na MŚP głęboką zmianę podejścia – zwłaszcza w zakresie zarządzania dokumentami i bezpieczeństwa danych.

Jak pokazują najnowsze badania Canon, zmienia się nie tylko sposób pracy z dokumentami, ale też świadomość zagrożeń.

W ciągu dwóch lat odsetek firm deklarujących pełne lub wysokie zaufanie do stosowanych środków ochrony drukowanych dokumentów spadł z 97% do 56%. Czy to oznacza, że firmy gorzej chronią swoje dane? Przeciwnie – to dowód, że zaczynają rozumieć skalę wyzwań i potrzebę głębszej transformacji.

Więcej automatyzacji, więcej świadomości

Sektor MŚP jest dziś w fazie intensywnej cyfryzacji. Cyfrowe biuro przestało być domeną dużych korporacji – staje się standardem również w firmach zatrudniających kilkanaście czy kilkadziesiąt osób.

Kluczową rolę odgrywają tu rozwiązania do automatyzacji i zarządzania dokumentami – zarówno cyfrowymi, jak i drukowanymi.

Jak komentuje Dariusz Szwed, ekspert ds. urządzeń biurowych, zagadnień bezpieczeństwa i cyfryzacji w Canon Polska: „Z perspektywy Canon potrzeby małych i średnich firm w zakresie druku i zarządzania dokumentami dynamicznie ewoluują – szczególnie w kontekście cyfryzacji, bezpieczeństwa oraz automatyzacji procesów. Najlepiej pokazują to wyniki naszych cyklicznych badań B2B, które od kilku lat analizują sposób funkcjonowania polskich biur.

Tegoroczna edycja raportu[1] wskazuje, że zautomatyzowanie procesów jest dziś priorytetem. W przypadku obiegu i zarządzania dokumentacją, 40% średnich firm opiera się głównie na automatyzacji, 37% wdrożyło ją częściowo, a 13% w pełni. Nawiązując do badania z 2023 roku, aż 73% przedstawicieli MŚP odpowiedziało wtedy, że ich organizacje używają chmury do przechowywania dokumentów lub zarządzania drukowaniem i skanowaniem.

Dane te potwierdzają trend, który dostrzegam wśród naszych klientów – średnie przedsiębiorstwa konsekwentnie zmierzają w stronę pełnej digitalizacji. Takie podejście sprawdza się również w przypadku coraz bardziej popularnej pracy hybrydowej. Elastyczny dostęp do dokumentów zwiększa efektywność i pozwala zachować ciągłość działania, niezależnie od miejsca, z którego pracują zespoły”.

Transformacja ta idzie w parze z większym naciskiem na ergonomię, mobilność i automatyzację procesów, które wcześniej realizowano ręcznie.

Drukarki i skanery nie są już odrębnymi urządzeniami – stają się częścią większego systemu dokumentowego, który działa niezależnie od lokalizacji pracownika.

Spadek zaufania to nie porażka – to dojrzałość

W kontekście bezpieczeństwa danych zmiany są jeszcze bardziej wymowne. W ciągu zaledwie dwóch lat – między 2023 a 2025 – odsetek firm deklarujących wysokie lub pełne zaufanie do własnych zabezpieczeń drukowanych dokumentów spadł aż o 41 punktów procentowych.

Tak duża różnica może z pozoru budzić niepokój, ale – jak wskazuje Canon – to efekt rosnącej świadomości ryzyk, a nie spadku poziomu ochrony.

„Jednocześnie tegoroczny raport pokazuje zmianę w postrzeganiu ochrony drukowanych materiałów przez średnie przedsiębiorstwa. 56% przedstawicieli firm z tego segmentu deklaruje pełne lub wysokie zaufanie do wdrożonych środków ochrony (vs. 97% w 2023 r.).

Wskazuje to nie tyle na spadek jakości zabezpieczeń, co na wzrost świadomości wśród firm. Wcześniej wiele organizacji nie dostrzegało ryzyka związanego z zarządzaniem obiegiem dokumentów. Dziś, w dobie pracy hybrydowej, rosnących wymagań regulacyjnych i większej liczby punktów dostępu do danych, przedsiębiorcy są bardziej ostrożni. Dostrzegam to również podczas naszych rozmów z klientami – firmy chcą inwestować w bardziej zaawansowane technologie i są otwarte na doradztwo. W Canon wspieramy ten kierunek, oferując rozwiązania dostosowane do skali i potrzeb każdej organizacji, a subskrypcje oraz audyty umożliwiają nam precyzyjne dobranie usług do specyfiki danego biznesu” – podkreśla Dariusz Szwed z Canon.

Nowa świadomość oznacza, że firmy zaczynają zadawać właściwe pytania: czy użytkownicy logują się do drukarek? Czy transmisja danych jest szyfrowana? Czy dostęp do dokumentów cyfrowych jest ograniczony rolami i hasłami? Czy da się śledzić, kto i kiedy skanował lub drukował konkretny plik?

Praca hybrydowa jako katalizator zmian

Ogromne znaczenie ma również praca hybrydowa, która – choć stała się codziennością – nadal generuje wiele technologicznych wyzwań. Jednym z nich jest zapewnienie jednolitego, bezpiecznego dostępu do dokumentów – niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z komputera firmowego w biurze, laptopa w domu czy aplikacji mobilnej w podróży.

W odpowiedzi na te potrzeby rośnie popularność rozwiązań typu scan-to-cloud, mobilny druk, zdalne zarządzanie urządzeniami i integracja systemów MPS z platformami chmurowymi. Dla wielu firm kluczowe jest, aby obsługa druku i dokumentów nie wymagała wsparcia IT – a jednocześnie zapewniała bezpieczeństwo zgodne z polityką RODO i wewnętrznymi standardami.

Bezpieczeństwo jako kompetencja, nie koszt

Rosnące wymagania klientów, szybki rozwój pracy zdalnej i postępująca cyfryzacja sprawiają, że zarządzanie dokumentami staje się jednym z kluczowych elementów budowania przewagi konkurencyjnej.

MŚP nie chcą już tylko oszczędzać – chcą działać bezpiecznie i wydajnie, a to oznacza inwestycje w technologie, które łączą druk, cyfryzację i ochronę danych.

Spadek zaufania do zabezpieczeń nie jest oznaką kryzysu, lecz sygnałem dojrzewania rynku. A dla integratorów i dostawców – wyraźną wskazówką: dziś liczy się nie tylko sprzęt, ale świadomość, wsparcie i partnerskie podejście do biznesu klienta.

[1] Badanie Canon zrealizowano metodą CATI w czerwcu br. we współpracy z agencją K+Research by Insight Lab. Wzięło w nim udział 200 przedstawicieli dużych (firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników) i średnich (firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników) polskich firm, były to osoby odpowiedzialne za infrastrukturę IT i organizowanie pracy biurowej, managerowie IT, dyrektorzy administracyjni oraz kadra zarządzająca.

12 sierpnia, 2025
Ekonomia druku w MŚP: jak firmy liczą koszty i zmieniają modele zakupowe

Jeszcze kilka lat temu wybór urządzeń drukujących w małych i średnich firmach był prosty – najczęściej decydował najniższy koszt zakupu i ogólna dostępność sprzętu. Dziś takie podejście odchodzi w przeszłość. MŚP coraz częściej podchodzą do druku w sposób strategiczny, biorąc pod uwagę pełny obraz kosztów, efektywność pracy i długoterminowe korzyści z określonego modelu finansowania.

Świadomość kosztów jako punkt wyjścia

Rosnące koszty prowadzenia działalności sprawiają, że przedsiębiorcy coraz uważniej analizują każdą inwestycję w infrastrukturę biurową. Druk, choć przez lata traktowany jako stały koszt operacyjny, staje się obszarem, w którym firmy szukają realnych oszczędności.

Mateusz Wasilewski, Office Print Country Category Manager, HP Inc Poland, podkreśla, że to już nie jest rynek przypadkowych wyborów: „W sektorze MŚP obserwujemy coraz bardziej świadome i przemyślane podejście do druku – firmy nie tylko lepiej znają swoje potrzeby, ale też potrafią ocenić, jakie rozwiązania realnie wspierają i optymalizują ich codzienną pracę. Przedsiębiorcy coraz częściej analizują całkowity koszt posiadania, biorąc pod uwagę wymagania zespołów czy specyfikę dokumentów, zanim podejmą decyzję zakupową.”

TCO (Total Cost of Ownership) obejmuje dziś nie tylko cenę zakupu urządzenia, ale też wydajność materiałów eksploatacyjnych, koszty serwisu, zużycie energii, a nawet czas, który pracownicy poświęcają na obsługę sprzętu.

Laserowe MFP – fundament biura

Nie da się pominąć faktu, że wybór technologii ma bezpośredni wpływ na koszty i efektywność. W przypadku MŚP coraz większą przewagę zdobywają urządzenia laserowe, szczególnie w wersji wielofunkcyjnej (MFP).

Łączą w sobie funkcje drukarki, kopiarki, skanera i faksu, pozwalając ograniczyć liczbę urządzeń w biurze, a tym samym koszty utrzymania.

„Największą popularnością cieszą się urządzenia laserowe, zwłaszcza w wersji wielofunkcyjnej (MFP), które w przestrzeni biurowej sprawdzają się znacznie lepiej niż tradycyjne drukarki atramentowe – m.in. dzięki jeszcze lepszej jakości wydruków i większej wydajności.” – mówi Mateusz Wasilewski.

Dla przedsiębiorców oznacza to mniejsze ryzyko przestojów, niższy koszt wydruku przy dużych wolumenach i lepszą kontrolę nad procesami biurowymi.

Od inwestycji w sprzęt do płacenia za usługę

Największa zmianacdotyczy jednak nie samej technologii, ale sposobu finansowania druku. Coraz więcej firm rezygnuje z jednorazowego zakupu urządzenia na rzecz modeli subskrypcyjnych lub leasingu.

„Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się nie na zakup sprzętu a usługę druku – w formie leasingu czy subskrypcji (Print-as-a-Service). Dla wielu MŚP większe znaczenie niż zakup urządzenia na własność ma dziś przewidywalność kosztów, łatwe zarządzanie drukiem i niezawodny serwis.” – wyjaśnia przedstawiciel HP.

Model Print-as-a-Service pozwala rozłożyć koszty w czasie i zapewnia pełen pakiet usług: urządzenie, materiały eksploatacyjne, serwis oraz wsparcie techniczne. To nie tylko odciąża budżet, ale także upraszcza zarządzanie środowiskiem druku.

Strategiczne podejście do druku

Zmiana modelu finansowania idzie w parze ze zmianą roli druku w firmie. Coraz więcej MŚP traktuje druk nie jako koszt konieczny, ale jako narzędzie, które może realnie wspierać rozwój biznesu.

W praktyce oznacza to, że firmy analizują, w jaki sposób procesy drukowania, skanowania i archiwizacji mogą być zintegrowane z innymi systemami, przyspieszając obieg dokumentów i zwiększając bezpieczeństwo danych.

„To wyraźny sygnał, że druk w małych i średnich przedsiębiorstwach zaczyna odgrywać nową rolę – z kosztu operacyjnego staje się coraz bardziej przemyślanym narzędziem wspierającym efektywne zarządzanie biurem, rozwój firmy i przyszłość pracy.” – podsumowuje Mateusz Wasilewski.

Rynek druku w MŚP przechodzi transformację, w której równie ważne jak wybór odpowiedniego urządzenia staje się dopasowanie modelu finansowania i sposobu zarządzania drukiem.

Przyszłość tego rynku będzie coraz bardziej związana z usługami subskrypcyjnymi, elastycznym finansowaniem i integracją druku z procesami biznesowymi. Dzięki temu druk staje się narzędziem, które wspiera rozwój firmy i pomaga lepiej zarządzać zasobami – zarówno finansowymi, jak i organizacyjnymi.

8 sierpnia, 2025
Filary nowoczesnego biura – Czego polskie MŚP oczekują od technologii druku?

Małe i średnie przedsiębiorstwa stanowią krwiobieg gospodarki, ale ich codzienna praca to ciągła walka o efektywność. W przeciwieństwie do dużych korporacji, nie dysponują rozbudowanymi działami IT ani nieograniczonymi budżetami. Każda inwestycja musi być więc precyzyjnie trafiona, a każda technologia ma rozwiązywać problemy, a nie generować nowe. Nigdzie nie jest to tak widoczne, jak w obszarze zarządzania dokumentami.

Drukarka przestała być prostym urządzeniem peryferyjnym. Dziś to centrum dowodzenia firmową dokumentacją, od którego zależy płynność procesów, bezpieczeństwo danych i kontrola nad kosztami. Dlatego wybór odpowiedniego rozwiązania opiera się na solidnych, biznesowych fundamentach. Kluczowe stają się niezawodność gwarantująca ciągłość pracy oraz elastyczność, która pozwala odnaleźć się w nowej, hybrydowej rzeczywistości.

Fundament stabilnego biznesu

W realiach MŚP każdy przestój to realna strata. Zablokowane fakturowanie czy niemożność wydrukowania kluczowej umowy wstrzymuje działanie firmy. Dlatego absolutnym priorytetem staje się niezawodność sprzętu. Firmy szukają rozwiązań, które działają bezproblemowo przez lata, a ich producenci potwierdzają tę trwałość konkretnymi deklaracjami. Równie ważna jest optymalizacja – zarówno przestrzeni, jak i kosztów. Stąd zwrot w stronę kompaktowych urządzeń wielofunkcyjnych, które na małej powierzchni łączą wszystkie niezbędne funkcje biurowe.

Jednocześnie przedsiębiorcy chcą mieć pełną kontrolę nad wydatkami i nie martwić się o kwestie eksploatacyjne. Modele usługowe, w których zewnętrzny partner dba o serwis i automatyczne dostawy materiałów, stają się standardem, szczególnie tam, gdzie brakuje dedykowanego wsparcia IT.

„W segmencie MŚP szczególną popularnością cieszą się kompaktowe i energooszczędne urządzenia wielofunkcyjne Brother – laserowe i atramentowe – które łączą funkcje drukarki, skanera, kopiarki oraz faksu. Dzięki szerokiemu portfolio Brother, firmy mogą optymalnie dopasować sprzęt do swoich indywidualnych potrzeb.
Dodatkowo, urządzenia Brother znane są z niezawodności i trwałości, co potwierdza standardowa 36-miesięczna gwarancja producenta – stanowiąca dowód wysokiej jakości wykonania. MŚP chętnie wybierają modele, które nie tylko oferują druk mobilny i integrację z usługami chmurowymi (Dropbox, OneDrive), ale także wspierają zarządzanie flotą drukującą poprzez usługę Managed Print Services (MPS). Ta usługa pozwala na redukcję kosztów, automatyzację procesów serwisowych oraz zamawianie materiałów eksploatacyjnych – co znacząco upraszcza utrzymanie urządzeń i eliminuje ryzyko przestojów z powodu braku tonera czy tuszu. To szczególnie doceniają firmy bez rozbudowanego zaplecza IT.” — komentuje Piotr Gołębczyk, Team Leader Business Channel, Brother Polska

Elastyczność, czyli odpowiedź na wyzwania pracy hybrydowej

Upowszechnienie modelu hybrydowego na stałe zmieniło reguły gry. Praca wykonywana jest dziś z biura, z domu, a czasem z dowolnego miejsca na świecie. Technologia musi za tym nadążać, oferując te same możliwości i ten sam poziom wygody niezależnie od lokalizacji. Niezbędna staje się płynna komunikacja między urządzeniami i łatwy dostęp do firmowych zasobów.

Kluczową rolę odgrywa smartfon, który stał się mobilnym centrum dowodzenia. Możliwość zdalnego zlecania wydruków, skanowania dokumentów bezpośrednio do chmury czy monitorowania stanu urządzenia z poziomu aplikacji to dziś funkcje podstawowe. Równie istotna jest prostota obsługi, ponieważ pracownicy w domowym zaciszu muszą radzić sobie z obsługą sprzętu samodzielnie. Wreszcie, w rozproszonym środowisku rośnie znaczenie bezpieczeństwa danych, które muszą być chronione na każdym etapie ich przetwarzania.

„Firmy pracujące hybrydowo potrzebują urządzeń, które zapewniają wygodę, niezawodność i pełną funkcjonalność – zarówno w biurze, jak i w warunkach domowych. Brother oferuje kompaktowe modele, które bez problemu mieszczą się w małych przestrzeniach, zachowując wysoką jakość druku, skanowania i kopiowania.
Coraz większą rolę odgrywa druk mobilny – urządzenia Brother współpracują z technologią Apple AirPrint, Google Cloud Print oraz aplikacją Brother Mobile Connect, która pozwala użytkownikom łatwo zarządzać drukiem, skanowaniem i monitorowaniem stanu urządzenia bezpośrednio z poziomu smartfona.
Do tego dochodzi intuicyjne menu i przejrzysty interfejs użytkownika, dzięki którym korzystanie z urządzenia nie sprawia trudności nawet osobom bez doświadczenia technicznego.
Integracja z usługami chmurowymi, takimi jak Google Drive czy SharePoint, umożliwia szybki obieg dokumentów i współpracę w czasie rzeczywistym. Automatyczne funkcje – np. druk dwustronny, podajnik dokumentów, skanowanie do e-maila czy folderu – usprawniają codzienną pracę i pozwalają oszczędzić czas.
Warto również zwrócić uwagę na rosnące znaczenie bezpieczeństwa danych – coraz więcej organizacji poszukuje rozwiązań oferujących szyfrowanie transmisji czy możliwość zdalnego zarządzania. Brother dostarcza urządzenia i rozwiązania, które wpisują się w te potrzeby – pozwalają firmom tworzyć bezpieczne i wydajne środowisko pracy hybrydowej, wspierając indywidualnych pracowników, jak i całe rozproszone zespoły.” — mówi Piotr Gołębczyk, Team Leader Business Channel, Brother Polska

Współczesne MŚP oczekują od technologii biurowej przede wszystkim dwóch rzeczy: pewności i swobody. Pewności, że sprzęt nie zawiedzie w kluczowym momencie, a koszty jego utrzymania będą pod kontrolą. Oraz swobody, która pozwoli pracownikom wydajnie realizować zadania z dowolnego miejsca. Wybór rozwiązania do druku, które opiera się na tych dwóch filarach, to już nie wydatek, lecz świadoma inwestycja w stabilny rozwój firmy.

5 sierpnia, 2025
Nowoczesny druk w MŚP – Od kosztu do strategicznego narzędzia pracy

Stary obrazek – głośna, zajmująca sporo miejsca drukarka w rogu biura, której zmorą był zacinający się papier lub tajemniczy kod błędu. Urządzenie, którego głównym zadaniem było przenoszenie cyfrowych liter na papier, a największym zmartwieniem – wiecznie kończący się toner.

Ten obrazek, na szczęście, coraz częściej odchodzi do lamusa. Współczesne urządzenie wielofunkcyjne (MFP) to ciche, inteligentne i w pełni usieciowione centrum zarządzania dokumentami. Jego rola przestała ograniczać się do prostego drukowania. Dziś to strategiczne narzędzie, które wpływa na wydajność, bezpieczeństwo i koszty operacyjne całej firmy. W dobie cyfryzacji, pracy hybrydowej i rosnących cyberzagrożeń, ignorowanie jego potencjału to realna strata dla biznesu.

Aby w pełni zrozumieć tę zmianę, warto przyjrzeć się czterem kluczowym rewolucjom, które na nowo definiują rynek druku dla małych i średnich przedsiębiorstw.

1. Rewolucja w modelu posiadania

Zasada jest prosta: „Nie kupuj drukarki, kupuj wydrukowane strony”. Tradycyjny model, w którym firma ponosiła duży, jednorazowy wydatek inwestycyjny (CAPEX) na zakup sprzętu, ustępuje miejsca elastycznym modelom usługowym, opartym na przewidywalnym koszcie operacyjnym (OPEX).

W praktyce MŚP mają do wyboru głównie dwie ścieżki. Pierwszą są Usługi Zarządzania Drukiem (MPS – Managed Print Services), czyli kompleksowa opieka nad całą flotą drukującą. Zewnętrzny dostawca dba o wszystko: od monitoringu stanu urządzeń, przez proaktywny serwis, aż po automatyczne dostawy materiałów eksploatacyjnych. Drugą, coraz popularniejszą opcją, jest subskrypcja (PaaS – Print-as-a-Service). Działa ona podobnie do abonamentu na Netflix czy Spotify – firma płaci stałą, miesięczną opłatę, w zamian otrzymując nowoczesne urządzenie, pełen pakiet serwisowy i określony limit wydruków.Korzyści dla sektora MŚP są oczywiste: pełna przewidywalność kosztów, brak konieczności zamrażania kapitału na starcie, stały dostęp do najnowszych technologii i, co kluczowe, odciążenie pracowników z zadań związanych z utrzymaniem sprzętu.

2. Praca hybrydowa

Model hybrydowy stał się nową normą, a biuro przestało być jedynym miejscem wykonywania obowiązków. Ta zmiana fundamentalnie przemodelowała oczekiwania wobec technologii biurowych. Druk musi być dziś dostępny z dowolnego miejsca i urządzenia, w sposób równie prosty i bezpieczny.

Dlatego kluczowe stały się funkcje takie jak druk mobilny, umożliwiający zlecanie zadań bezpośrednio ze smartfona, oraz głęboka integracja z chmurą. Możliwość bezpośredniego skanowania do i drukowania z usług takich jak Google Drive, OneDrive, Dropbox czy SharePoint to dziś standard. Pozwala to na płynną i nieprzerwaną pracę nad dokumentami, niezależnie od tego, czy pracownik znajduje się w biurze, w domu, czy w podróży służbowej. W parze z oprogramowaniem idzie też sprzęt – rośnie zapotrzebowanie na kompaktowe, ale w pełni funkcjonalne urządzenia, które zmieszczą się w domowym biurze, nie tracąc na wydajności.

3. Inteligentna automatyzacja

Skan dokumentu to dziś dopiero początek procesu. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne to potężne narzędzia do digitalizacji, które potrafią znacznie więcej niż tylko stworzyć cyfrową kopię kartki papieru. Sercem tej rewolucji jest technologia OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków), która zamienia zeskanowany obraz faktury czy umowy w pełni edytowalny i, co najważniejsze, przeszukiwalny tekst.

Jak to działa w praktyce? Pracownik skanuje fakturę, a urządzenie samo odczytuje z niej kluczowe dane – kwotę, NIP kontrahenta, numer konta i termin płatności – a następnie automatycznie przesyła je do systemu księgowego. Inny przykład: zeskanowana umowa zostaje automatycznie nazwana według ustalonego schematu, zapisana w odpowiednim folderze w chmurze i wysłana do przełożonego w celu akceptacji. To realna oszczędność czasu, redukcja ryzyka pomyłek i ogromny krok w stronę biura bez papieru.

4. Cyberbezpieczeństwo

Nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne to w praktyce komputer. Posiada własny system operacyjny, dysk twardy i stałe połączenie z internetem. To sprawia, że, podobnie jak laptopy czy serwery, może stać się celem ataku hakerskiego i furtką do całej sieci firmowej.

Ryzyko jest dwojakie. Po pierwsze, cyberprzestępcy mogą wykraść dane zapisane w pamięci urządzenia – na przykład skany poufnych umów, raportów finansowych czy danych osobowych. Po drugie, mogą wykorzystać lukę w zabezpieczeniach drukarki, aby uzyskać dostęp do wewnętrznej sieci firmy i zaatakować inne, kluczowe systemy. Dlatego przy wyborze rozwiązania do druku absolutnym priorytetem stają się funkcje bezpieczeństwa: szyfrowanie transmisji danych, uwierzytelnianie użytkowników (za pomocą kodu PIN lub karty) oraz regularne aktualizacje oprogramowania.

Czas na strategiczne myślenie

Przejście na model usługowy, wsparcie dla pracy hybrydowej, inteligentna automatyzacja i cyberbezpieczeństwo – te cztery filary pokazują, jak bardzo zmienił się świat druku. Wybór odpowiedniego rozwiązania to dziś decyzja strategiczna. Pytanie „ile kosztuje urządzenie?” ustępuje miejsca pytaniu: „Jak to rozwiązanie pomoże nam pracować wydajniej, bezpieczniej i bardziej elastycznie?”. Druk przestał być jedynie kosztem. Stał się integralną częścią cyfrowego ekosystemu firmy, a jego mądre wdrożenie może przynieść wymierne korzyści biznesowe.

5 sierpnia, 2025
1,8 mln euro na granty dla MŚP z sektora cyberbezpieczeństwa

Ministerstwo Cyfryzacji uruchomiło nowy program grantowy dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z sektora cyberbezpieczeństwa. W ramach inicjatywy, będącej częścią unijnego programu „Cyfrowa Europa”, do rozdysponowania jest 1,8 miliona euro. Pojedyncza firma może liczyć na wsparcie w wysokości od 30 do 60 tysięcy euro.

Program ma stanowić impuls rozwojowy dla krajowej branży. Prosta kalkulacja wskazuje, że ze wsparcia będzie mogło skorzystać od 30 do 60 podmiotów, co stanowi ukierunkowane, choć selektywne wsparcie dla najbardziej obiecujących projektów. Dofinansowanie jest częścią szerszej, europejskiej strategii budowy suwerenności cyfrowej i wzmacniania lokalnych ekosystemów technologicznych w krajach członkowskich.

Środki z grantów firmy będą mogły przeznaczyć na konkretne cele komercyjne. Katalog obejmuje zarówno rozwój i tworzenie nowych produktów czy usług, jak i działania związane z wejściem na rynek. Firmy sfinansują m.in. udział w międzynarodowych targach i konferencjach czy misjach handlowych. Kluczowym elementem jest możliwość pokrycia kosztów procesu certyfikacji, co ma bezpośrednie przełożenie na konkurencyjność na jednolitym rynku europejskim, gdzie certyfikaty odgrywają coraz większą rolę w przetargach i kontraktach B2B.

Projekt jest realizowany przez działające w strukturach Ministerstwa Cyfryzacji Krajowe Centrum Kompetencji Cyberbezpieczeństwa (NCC-PL). Nabór wniosków trwa od 1 sierpnia do 2 października 2025 roku.

4 sierpnia, 2025
Jak zwiększyć sprzedaż IT w sektorze MŚP? Analiza segmentów KPMG

Małe i średnie przedsiębiorstwa odpowiadają za 99,8% wszystkich aktywnych firm w Polsce. Choć są fundamentem krajowej gospodarki, ich poziom cyfryzacji pozostaje w tyle za europejską średnią. Polska zajmuje dopiero 24. miejsce w rankingu DESI, a tylko 40% krajowych MŚP osiągnęło podstawowy poziom wykorzystania technologii. Dla porównania – w Unii Europejskiej wskaźnik ten sięga 55%. Te ogólne liczby nie oddają jednak złożoności rynku. Szczegółowe badania przeprowadzone przez KPMG w ramach raportu „Advancing the Digital Transformation of Polish Enterprises” wykazały, że sektor MŚP nie jest jednolity. Da się go podzielić na sześć wyraźnych segmentów, z których każdy inaczej podchodzi do technologii, motywacji rozwojowej i barier transformacyjnych.

Mapa cyfrowa polskich MŚP

Największą grupą są firmy określone jako „Niezainteresowani”, stanowiące aż 33% rynku. Ich nastawienie wobec technologii jest pasywne – nowe rozwiązania wdrażają tylko wówczas, gdy są do tego zmuszeni, a sama cyfryzacja budzi w nich niepokój. Z drugiej strony znajdują się „Czempioni cyfryzacji” – 17% firm, które traktują technologię jako kluczowy element strategii biznesowej i aktywnie poszukują innowacji. Pomiędzy tymi biegunami funkcjonują segmenty bardziej zróżnicowane: „Potrzebujący wsparcia” (20%), „Gotowi do działania” (13%), „Ambitni bez wiedzy” (9%) oraz „Niewidzący korzyści” (5%).

Zderzenie obecnego poziomu cyfryzacji z aspiracjami cyfrowymi poszczególnych grup ujawnia ich potencjał rozwojowy. Największe różnice pomiędzy stanem obecnym a deklarowanymi planami dotyczą „Ambitnych bez wiedzy” oraz „Gotowych do działania”. To firmy, które mają świadomość potrzeby zmian i chęć rozwoju, ale często brakuje im wiedzy, zasobów lub odpowiedniego partnera technologicznego.

Co wyróżnia poszczególne segmenty i jak z nimi rozmawiać?

„Niezainteresowani” to zazwyczaj firmy z długim stażem, działające lokalnie, często w relacji B2C. Ich cyfryzacja ogranicza się do podstawowych obszarów, takich jak finanse czy obieg dokumentów. Transformacja cyfrowa budzi wśród nich obawy, a kluczową barierą jest brak wewnętrznej potrzeby zmian. W przypadku tej grupy skuteczna sprzedaż powinna opierać się na zewnętrznych impulsach – takich jak zmiany przepisów prawnych – oraz prostych komunikatach finansowych. Oferta powinna być maksymalnie uproszczona i dostosowana do minimalnych oczekiwań.

Zupełnie inne podejście należy przyjąć wobec „Ambitnych bez wiedzy”. Te młodsze firmy mają świadomość korzyści płynących z cyfryzacji i silną motywację do zmian, ale napotykają na ograniczenia kompetencyjne i budżetowe. Skutecznym sposobem dotarcia do tego segmentu jest przyjęcie roli doradcy i edukatora. Treści edukacyjne, takie jak webinary, poradniki czy bezpłatne audyty, stanowią wartościowe narzędzia wsparcia. Rekomendowana oferta powinna być skalowalna i elastyczna, umożliwiająca rozwój zgodnie z tempem i możliwościami firmy.

„Niewidzący korzyści” to przedsiębiorstwa, które już zainwestowały w technologie i korzystają z relatywnie szerokiego zestawu narzędzi (średnio 8 z 12 badanych), jednak nie widzą sensu dalszej transformacji. Ich postawa jest sceptyczna, a cyfryzacja budzi niepokój zwłaszcza wśród pracowników. Dla tej grupy kluczowe znaczenie mają konkretne dowody – zwłaszcza dobrze udokumentowane case studies z ich branży. Nie warto mówić o rewolucji – lepiej skoncentrować się na optymalizacji, integracji istniejących systemów i poprawie efektywności.

Duży potencjał rozwojowy tkwi w segmencie „Potrzebujących wsparcia”. Te firmy są przekonane o konieczności cyfryzacji, ale brakuje im zasobów, czasu i dostępu do wiedzy o dostępnych formach wsparcia. Ich główną motywacją jest chęć nadążania za nowoczesnością. Kluczowym wyzwaniem jest operacyjna realizacja – dlatego najbardziej efektywne będą oferty kompleksowe, obejmujące zarówno doradztwo, jak i wdrożenie oraz szkolenia. Szczególną wartość ma tu pomoc w pozyskaniu finansowania, zwłaszcza w ramach programów publicznych.

„Gotowi do działania” to segment świadomy i dobrze przygotowany do kolejnych kroków technologicznych. Ich głównym wyzwaniem jest brak integracji pomiędzy istniejącymi systemami – posiadają wiele rozwiązań, ale nie tworzą one jednego spójnego ekosystemu. W tym przypadku handlowiec powinien być partnerem merytorycznym, zdolnym zaproponować projekty integracyjne, audyty infrastruktury oraz szkolenia dla bardziej zaawansowanych użytkowników.

Na końcu znajdują się „Czempioni cyfryzacji” – firmy, które już dziś korzystają z większości dostępnych rozwiązań i szukają innowacji, które utrzymają ich przewagę konkurencyjną. To klienci, którzy wymagają strategicznego podejścia, nowinek technologicznych i partnerskiej relacji. Są otwarci na projekty pilotażowe, eksperymenty z AI, automatyzację procesów czy wspólne przedsięwzięcia badawczo-rozwojowe.

Jakie wnioski płyną dla kanału sprzedaży IT?

Po pierwsze, segmentacja to konieczność. Próby sprzedawania technologii w sposób uniwersalny nie mają dziś szans powodzenia. Precyzyjna kwalifikacja klienta – choćby na podstawie kilku pytań o strategię, wyzwania i podejście zespołu do nowych narzędzi – znacząco zwiększa szansę na sukces.

Po drugie, edukacja to dziś najważniejsze narzędzie sprzedażowe. Brak wiedzy, niepewność i ograniczenia kompetencyjne pojawiają się we wszystkich mniej zaawansowanych segmentach. Dostawcy, którzy potrafią dostarczać treści edukacyjne i dzielić się ekspertyzą, nie tylko sprzedadzą więcej, ale też zbudują lojalność klientów.

Po trzecie, przyszłość należy do usług. Raport wyraźnie pokazuje, że MŚP nie mają zasobów, by samodzielnie zarządzać cyfrową transformacją. To sygnał, że rynek będzie rósł tam, gdzie oferta wychodzi poza dostarczanie technologii i obejmuje wsparcie operacyjne: od doradztwa, przez wdrożenia, po zarządzane usługi i outsourcing IT.

20 czerwca, 2025
Strach przed błędem paraliżuje innowacje w MŚP – 78% managerów czuje presję

W świecie polskich MŚP decyzje podejmowane są szybko, często w stresie – i niemal zawsze z obawą o konsekwencje. Z badania Fleetcor wynika, że 57 proc. managerów w sektorze małych i średnich firm odczuwa wypalenie, presję lub stres związany z odpowiedzialnością decyzyjną. Aż 78 proc. przyznaje, że pomyłka przy wyborze usługi o wartości do 50 tys. zł może im zagrozić zawodowo.

Brzmi jak wyolbrzymienie? Niekoniecznie. W otoczeniu niskiej tolerancji na ryzyko i wysokiej niepewności gospodarczej (z inflacją konsumencką ponad 2,5 proc. w maju 2025 r. i utrzymującą się stagnacją w inwestycjach prywatnych) margines błędu dla menedżera z MŚP realnie się kurczy.

– W Polsce od menedżera oczekuje się nieomylności – zauważa Jan Polívka z Fleetcor. – To hamuje innowacyjność i utrudnia wdrażanie nowych rozwiązań.

Największy stres? Wbrew pozorom nie dotyczący kluczowych partnerstw czy strategii rozwoju, lecz… taryf energetycznych. Aż 60 proc. respondentów przyznało, że ich wybór jest co najmniej umiarkowanie trudny – choć tylko 17 proc. uważa go za kluczowy dla funkcjonowania firmy. Dalej w rankingu stresogenności znalazły się: oprogramowanie księgowe, usługi doradcze, IT i ochrona danych.

Problem nie leży tylko po stronie menedżerów. Źródłem frustracji są też dostawcy – nieczytelne oferty, brak jasnych porównań, niemożność dopasowania usług do rzeczywistych potrzeb firm. To podważa zaufanie i zniechęca do eksperymentowania.

– Transparentność w komunikacji usług może być przewagą rynkową – przekonuje Polívka. – Im bardziej zrozumiała oferta, tym mniejsze ryzyko decyzyjne po stronie klienta.

Z badania Fleetcor wyłania się obraz menedżera funkcjonującego w stanie ciągłego napięcia, niepewności i niskiej tolerancji na błędy – nawet przy decyzjach za kilka tysięcy złotych. W dłuższej perspektywie to nie tylko ryzyko wypalenia zawodowego, ale i realna bariera w cyfrowym i organizacyjnym rozwoju polskich MŚP.

16 czerwca, 2025
Czym są usługi zarządzane (MSP) i dlaczego firmy na nie stawiają?
Branża IT zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Budżety na infrastrukturę są pod coraz większą presją, a tempo cyfrowej transformacji nie zwalnia, wiele organizacji zaczyna szukać zewnętrznych partnerów do zarządzania swoim IT. Tu właśnie na scenę wchodzą firmy świadczące zarządzane usługi IT w modelu abonamentowym, czyli MSP – Managed Service Providers.

Jeszcze kilka lat temu MSP były domeną sektora MŚP w Stanach Zjednoczonych. Dziś ten model biznesowy przebija się do mainstreamu również w Polsce – zarówno wśród startupów, jak i dużych przedsiębiorstw oraz administracji publicznej. Jak pokazują dane MarketsandMarkets, globalna wartość rynku MSP ma wzrosnąć z 365,33 miliardów dolarów w 2024 roku do 511,03 miliardów w 2029. W tym samym czasie rośnie liczba podmiotów świadczących takie usługi również nad Wisłą.

Pytanie brzmi jednak: czy MSP to nowy, trwały model operacyjny w IT, który zdominuje rynek na lata? A może to tylko reakcja na chwilowy kryzys – niedobór talentów, potrzebę szybkiego skalowania i presję związaną z automatyzacją?

Czym jest MSP – definicja i ewolucja modelu

Managed Service Provider (MSP) to zewnętrzny dostawca usług IT, który przejmuje odpowiedzialność za określone obszary infrastruktury lub operacji informatycznych klienta – zazwyczaj w modelu abonamentowym. Zakres tych usług może obejmować m.in. zarządzanie siecią, helpdesk, bezpieczeństwo, backup, monitoring systemów, a coraz częściej także DevOps, chmurę i aplikacje biznesowe. Kluczowe jest to, że MSP działa proaktywnie – nie tylko reaguje na awarie, ale monitoruje systemy, przewiduje ryzyka i dba o ciągłość działania.

Model MSP różni się zasadniczo od klasycznego outsourcingu. O ile tradycyjny outsourcing polegał na przeniesieniu ludzi i procesów poza organizację (często w duchu „przenieśmy problem gdzie indziej”), o tyle MSP działa na zasadzie partnerstwa i długoterminowej współpracy, gdzie miernikiem sukcesu są SLA (Service Level Agreements), efektywność operacyjna i bezpieczeństwo.

W Polsce model MSP długo rozwijał się powoli, głównie z powodu niewielkiej skali firm i przywiązania do własnych działów IT. Jednak w ostatnich latach – napędzany pandemią, rosnącą złożonością środowisk IT i brakiem specjalistów – zaczął dynamicznie zyskiwać na popularności. W efekcie rośnie liczba firm, które redefiniują swoje portfolio właśnie w kierunku usług zarządzanych – zarówno wśród integratorów, jak i software house’ów.

Dlaczego MSP zyskuje na znaczeniu dziś?

Powodów wzrostu popularności MSP jest kilka – i są one bardzo konkretne.
- Po pierwsze: złożoność środowisk IT. Coraz więcej firm działa w modelu hybrydowym: część danych on-premise, część w chmurze, do tego mobilność, IoT, edge computing. Utrzymanie takiej infrastruktury wymaga wielu specjalizacji, a MSP oferuje dostęp do zespołu ekspertów bez konieczności zatrudniania ich na etat.
- Po drugie: kryzys kadrowy. Jak wynika z raportu Hays Poland 2024, aż 4 na 5 firm ma trudności z rekrutacją specjalistów IT. Równocześnie średnie wynagrodzenie na stanowiskach mid/senior w obszarach DevOps, security czy cloud przekracza 20–25 tys. zł brutto. Dla wielu firm – zwłaszcza z sektora MŚP – to bariera nie do przejścia. MSP to sposób na „wynajęcie kompetencji” w modelu dopasowanym do potrzeb.
- Po trzecie: presja na optymalizację kosztów. Utrzymywanie własnego działu IT to nie tylko pensje, ale też sprzęt, licencje, szkolenia i zarządzanie ryzykiem. MSP działa w modelu przewidywalnych kosztów miesięcznych i rozliczeń za efekt. Jak pokazuje raport MarketsandMarkets, globalna wartość rynku MSP ma wzrosnąć z 365,33 miliardów dolarów w 2024 roku do 511,03 miliardów w 2029.
- Po czwarte: cyfrowa transformacja i praca zdalna. Pandemia zmusiła firmy do wdrożenia chmury, VPN-ów, MFA i nowoczesnych narzędzi kolaboracyjnych w rekordowym tempie. MSP odegrały kluczową rolę w zapewnieniu ciągłości działania – i w wielu przypadkach pozostały z firmami na stałe.
Kto korzysta z MSP i dlaczego?

Firmy z sektora MŚP to główny beneficjent modelu MSP. Dla nich to często jedyna możliwość zapewnienia sobie profesjonalnego IT bez konieczności budowania własnego działu. Przykładowo, firma handlowa z 50 pracownikami może w modelu MSP otrzymać pełne wsparcie IT – helpdesk, aktualizacje, backupy i monitoring bezpieczeństwa – za ułamek kosztu jednego etatowego specjalisty.

Korporacje traktują MSP jako rozszerzenie swoich wewnętrznych zespołów. Przejmują one obsługę infrastruktury, monitoring, zarządzanie środowiskami DevOps, usługami chmurowymi czy bezpieczeństwem SOC. W efekcie działy IT mogą skupić się na projektach strategicznych.

Administracja publiczna coraz śmielej korzysta z MSP jako remedium na braki kadrowe i rosnące wymogi prawne (np. dyrektywa NIS2). MSP przejmują odpowiedzialność za backupy, aktualizacje, dostępność systemów i zgodność z regulacjami, co pozwala urzędom skupić się na świadczeniu usług obywatelom.

Przemysł i produkcja natomiast outsourcują IT z myślą o ciągłości działania i cyberbezpieczeństwie systemów OT. MSP obsługują monitoring, zarządzanie urządzeniami brzegowymi i ochronę przed atakami ransomware.

Wyzwania i ryzyka dla modelu MSP

Nie wszystko jednak wygląda idealnie. MSP borykają się z kilkoma istotnymi wyzwaniami.
- Vendor lock-in: zależność od jednego dostawcy może utrudniać migrację lub renegocjację warunków.
- Nierówna jakość usług: rynek MSP w Polsce nie jest jeszcze wystandaryzowany. Zdarza się, że pod szyldem MSP działają klasyczni serwisanci bez kompetencji do świadczenia usług w modelu 24/7.
- Presja cenowa: MSP muszą dostarczać usługi na wysokim poziomie, często przy bardzo niskich marżach.
- Zgodność z regulacjami: nowe przepisy, takie jak NIS2, wymuszają na MSP spełnianie wysokich wymogów formalnych i bezpieczeństwa.
- Brak zaufania: niektóre firmy, zwłaszcza w sektorze finansowym, nadal obawiają się utraty kontroli nad kluczową infrastrukturą.
Usługi zarządzane jako nowy standard IT?

Wiele wskazuje na to, że MSP nie jest chwilowym trendem, ale nowym standardem. MSP ewoluują w kierunku partnerów strategicznych – oferujących nie tylko zarządzanie, ale też doradztwo w zakresie chmury, automatyzacji, AI i bezpieczeństwa.

Równolegle trwa transformacja po stronie integratorów i kanału sprzedaży. MSP staje się nowym fundamentem dla biznesu integracyjnego – zapewniając stabilność przychodów w modelu subskrypcyjnym (MRR).

MSP przestaje być usługą techniczną – staje się platformą świadczenia całego IT w nowoczesny sposób. W ciągu najbliższych lat sukces osiągną ci dostawcy, którzy będą nie tylko zarządzać infrastrukturą, ale również wspierać transformację biznesową klientów. W tym nowym rozdaniu MSP stanie się czymś więcej niż „zewnętrznym informatykiem” – stanie się cyfrowym partnerem dla biznesu.
7 maja, 2025