Brandsit

Tag: SaldeoSmart

  • Badanie SaldeoSMART: Małe firmy coraz mniej wierzą w KSeF

    Badanie SaldeoSMART: Małe firmy coraz mniej wierzą w KSeF

    Od 1 kwietnia obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmuje podmioty sektora MŚP. Tymczasem z badania SaldeoSMART wynika, że odsetek małych i średnich przedsiębiorstw przekonanych o potrzebie istnienia KSeF spadł w ciągu ostatnich pięciu miesięcy z 61% do 52%. Największą zmianę widać wśród małych firm – w tej grupie udział pozytywnych ocen dla centralnego systemu zmniejszył się aż o 13 punktów procentowych.

    Zdaniem ekspertów branży księgowej wzrost nieufności wobec KSeF nie jest przypadkowy. – Pierwsze tygodnie funkcjonowania systemu pokazały, że nawet dla największych firm zderzenie z praktyką jest trudniejsze, niż zakładano; zarówno na poziomie organizacji pracy, jak i codziennego obiegu dokumentów. W wielu przypadkach problemem nie jest sam obowiązek, ale brak przygotowania procesów wokół niego. Krajowy System e-Faktur tylko uwidacznia mechanizmy, które wcześniej działały „na skróty” – mówi Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART i FRAM Finanse.

    Przez ostatnie dwa miesiące podmioty MŚP obserwowały, jak z wdrożeniem KSeF radzą sobie największe przedsiębiorstwa, które zostały objęte zmianami już 1 lutego 2026 roku. Na bazie tych doświadczeń można wskazać obszary, na które mniejsze biznesy powinny zwrócić szczególną uwagę podczas dostosowywania się do nowego obowiązku.

    Błąd 1: brak uporządkowania uprawnień

    Na etapie przygotowań do pracy z KSeF wiele przedsiębiorstw generuje certyfikaty, ale nie nadaje użytkownikom odpowiednich uprawnień do ich wykorzystania. W efekcie pojawiają się sytuacje, w których dostęp jest poprawnie skonfigurowany technicznie, a mimo to system nie pozwala na wykonanie podstawowych operacji. Trzeba pamiętać, że sam certyfikat nie daje możliwości działania – dopiero przypisanie odpowiednich ról pozwala na wystawianie i pobieranie faktur. 

    Dodatkowym wyzwaniem jest wybór rodzaju certyfikatu. W przypadku pracy zespołowej bezpieczniejszym rozwiązaniem jest model bazujący na NIP, który pozwala zarządzać dostępem na poziomie firmy. Certyfikaty powiązane z PESEL mają charakter indywidualny i nie powinny być współdzielone.

    Błąd nr 2: brak ustaleń z biurem rachunkowym

    W trakcie przygotowań wiele firm nie doprecyzowało ze swoim biurem rachunkowym, jak w praktyce ma wyglądać współpraca przy KSeF. W efekcie część przedsiębiorców założyła, że wszystkie działania związane z systemem leżą po stronie księgowych. Brak takich ustaleń przekłada się na sytuacje, w których nie wiadomo, kto odpowiada za pobieranie faktur, nadawanie uprawnień czy bieżącą obsługę platformy. W praktyce oznacza to opóźnienia i błędy, dezorganizację pracy i brak kontroli nad procesem księgowania. W skrajnych przypadkach prowadzi to nawet do rozstania z dotychczasowym biurem rachunkowym, gdy okazuje się, że nie jest ono przygotowane do pracy w nowych realiach.

    – Zmiana partnera księgowego w trakcie roku zawsze jest wyzwaniem, ale w obecnych realiach może oznaczać poważne zaburzenie ciągłości pracy. KSeF zbiegł się z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi i sztywnymi terminami, których nie da się przesunąć. Biura rachunkowe pracują według określonej kolejności obsługi klientów i dokumentów, a wprowadzenie zmian w tym czasie często powoduje dezorganizację i presję czasu. W takich warunkach ryzyko błędów znacząco rośnie – tłumaczy ekspertka SaldeoSMART.

    Błąd 3: niedoszacowanie skali zmian 

    Wiele firm podchodzi do KSeF jak do zmiany technologicznej, podczas gdy w praktyce oznacza ona konieczność przebudowania sposobu pracy z dokumentami. Nowy system wpływa nie tylko na wystawianie faktur, ale także na ich obieg, akceptację i dostęp do danych w organizacji. Co czwarta firma w badaniu SaldeoSMART wskazała zmianę procesów wewnętrznych jako jedną z głównych barier związanych z wdrożeniem KSeF, a 26% zwraca uwagę na problemy z dopasowaniem systemów i oprogramowania do nowych wymagań.

    Jednocześnie wraz z udostępnieniem przez Ministerstwo Finansów darmowych narzędzi do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur wiele przedsiębiorstw założyło, że będą one wystarczające do pracy z centralnym systemem. To podejście wciąż jest silne – 36% badanych przez SaldeoSMART podmiotów planuje z nich korzystać. W praktyce jednak coraz częściej dochodzi do zderzenia tych założeń z rzeczywistością. Księgowi wskazują, że o ile podstawowe rozwiązania mogą sprawdzić się przy bardzo prostej działalności, to przy większej liczbie dokumentów szybko pojawiają się ograniczenia – zwłaszcza wtedy, gdy rozwiązanie nie jest dopasowane do skali działalności i procesów w firmie.

    Jednocześnie firmy, które korzystają z rozwiązań dobrze zintegrowanych z KSeF i mają uporządkowane procesy, przechodzą przez wdrożenie znacznie sprawniej. – Narzędzia oferowane przez resort finansów mają sens w przypadku naprawdę małych firm, które wystawiają kilka faktur w miesiącu i nie mają rozbudowanych procesów. W momencie, gdy firma ma większą liczbę dokumentów, kilku pracowników zaangażowanych w ich obsługę albo bardziej złożony obieg faktur zaczynają się ograniczenia – zauważa Agnieszka Ligocka. 

    Podstawowe narzędzia mogą więc dobrze sprawdzić się przy prostej działalności, natomiast wraz ze wzrostem skali firmy rośnie potrzeba bardziej zaawansowanych i zintegrowanych rozwiązań. Przedsiębiorstwa powinny upewnić się, że ich zaplecze technologiczne, w tym wykorzystywane systemy i rozwiązania IT, są zintegrowane z KSeF i dostosowane do wymagań pracy z rządową platformą.

    Dla firm z sektora MŚP to ostatni moment, aby uporządkować te obszary jeszcze przed pełnym wejściem w nowe obowiązki. Jak pokazuje praktyka największych przedsiębiorstw, odpowiednie przygotowanie nie tylko ogranicza ryzyko błędów, ale przede wszystkim pozwala uniknąć chaosu organizacyjnego, który w pierwszych tygodniach działania KSeF okazał się jednym z największych wyzwań. W praktyce oznacza to, że sukces wdrożenia KSeF zależy także od tego, na ile praca z rządowym systemem jest dla użytkowników intuicyjna i uporządkowana.

    O badaniu:

    Badanie zostało przeprowadzone w marcu 2026 roku przez agencję badawczą Choreograph na zlecenie SaldeoSMART. Wzięli w nim udział przedstawiciele małych i średnich przedsiębiorstw, a także biur rachunkowych w Polsce. Celem badania było poznanie stopnia przygotowania firm do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, identyfikacja najważniejszych barier technologicznych i organizacyjnych oraz zbadanie nastawienia przedsiębiorstw do zmian wynikających z cyfryzacji obiegu dokumentów.

    źródło: SaldeoSMART

  • Zmiana kursu w BrainSHARE IT. Ster przejmuje Edyta Wojtas

    Zmiana kursu w BrainSHARE IT. Ster przejmuje Edyta Wojtas

    Firma BrainSHARE IT, znana z innowacyjnego rozwiązania SaldeoSMART, ogłosiła istotne zmiany w swoim zarządzie. Nową prezes została Edyta Wojtas, współzałożycielka firmy, dotychczas pełniąca funkcję dyrektora strategicznego. Stanowisko wiceprezesa objął Piotr Michałek, związany z firmą od 14 lat, ostatnio jako dyrektor działu R&D. Dotychczasowy prezes, Krzysztof Wojtas, pozostanie w organizacji jako doradca.​

    Edyta Wojtas, łącząc wiedzę z zakresu ekonomii i IT, przez pierwsze 10 lat działalności firmy odpowiadała za rozwój produktu SaldeoSMART. Od 2019 roku koncentrowała się na strategii wzrostu spółki, identyfikując trendy branżowe i wyznaczając kierunki dalszego rozwoju. Jej awans na stanowisko prezeski sygnalizuje kontynuację strategii innowacji i umacniania pozycji BrainSHARE IT na rynku.​

    Piotr Michałek rozpoczął pracę w BrainSHARE IT jako programista, następnie kierował zespołem programistów, a później objął stanowisko dyrektora działu R&D. Jako wiceprezes będzie odpowiedzialny za strategię technologiczną firmy, wdrażanie innowacji opartych na sztucznej inteligencji oraz rozbudowę ekosystemu SaldeoSMART o nowe funkcje.​

    SaldeoSMART to platforma automatyzująca procesy księgowe i zarządzanie dokumentami, z której korzysta blisko 6 000 firm, w tym biura rachunkowe i przedsiębiorstwa z własnymi działami księgowymi. W 2018 roku BrainSHARE IT stała się częścią norweskiej grupy Visma, lidera europejskiego rynku dostawców rozwiązań księgowych w modelu SaaS.​

    Zmiany w zarządzie BrainSHARE IT odzwierciedlają dążenie firmy do dalszego rozwoju i adaptacji do dynamicznie zmieniającego się rynku usług księgowych. W obliczu rosnących oczekiwań klientów dotyczących automatyzacji, dostępności i zgodności z nowymi regulacjami, takimi jak Krajowy System e-Faktur, nowe kierownictwo stoi przed wyzwaniem sprostania tym wymaganiom. Doświadczenie Edyty Wojtas w zakresie strategii oraz Piotra Michałka w obszarze technologii może przyczynić się do umocnienia pozycji SaldeoSMART jako kluczowego narzędzia wspierającego nowoczesne biura rachunkowe i działy księgowe w Polsce.​

     

  • Nie idź sam! Współpraca partnerska motorem wzrostu firmy

    Nie idź sam! Współpraca partnerska motorem wzrostu firmy

    Gdyby ktoś mnie zapytał, gdzie dziś byłoby SaldeoSMART, gdybyśmy kiedyś nie zdecydowali się na zbudowanie sieci partnerskiej i integracje z innymi produktami – nie umiałbym odpowiedzieć. Na pewno w innym miejscu. Z perspektywy czasu mogę jednak z całą odpowiedzialnością przyznać, że współpraca z innymi pchnęła naszą firmę na nowe tory i wpłynęła pozytywnie na jej rozwój.

    Partnerstwo – niemożliwe staje się możliwe

    Sieć partnerów lub inaczej – dystrybutorów – może stać się dla firmy kamieniem milowym w rozwoju sprzedaży. Nie mówię nawet o wychodzeniu na rynki międzynarodowe. Także w kraju bardzo ważna jest znajomość lokalnego rynku, jego głównych graczy, uwarunkowań. Ważne są relacje. I oczywiście – jeśli firmę stać na zatrudnianie dobrych, lokalnych handlowców z dużą siecią kontaktów – realizowanie sprzedaży własnym sumptem może mieć największy sens.

    Jednak przedsiębiorstwa, które dopiero się rozwijają, nie działają jeszcze na wielką skalę lub te, które borykają się z problemami z kadrą – mogą bardzo skorzystać na współpracy z dystrybutorem. Dlaczego? Dystrybutor zna rynek. Zwykle już ma dość rozbudowane portfolio klientów, którzy korzystają z oferowanych przez niego rozwiązań. Dosprzedaż jest zatem dla niego łatwiejsza niż sprzedaż ‘od zera’ dla firmy, która dopiero zdobywa rozpoznawalność.

    Co więcej – dystrybutor nie tylko sprzedaje. On także przejmuje opiekę nad klientem. Wdraża rozwiązanie, szkoli zespół, rozwiązuje problemy. Staje się ważnym punktem kontaktu dla użytkowników programu. Producent zyskuje zatem czas i zasoby, które może wykorzystać do rozwoju produktu czy do pozyskiwania nowych klientów.

    Dywersyfikacja sprzedaży

    No właśnie. Warto sobie jeszcze zadać pytanie, czy chcemy sprzedawać tylko przez partnerów, czy też także za pośrednictwem własnych handlowców. My w SaldeoSMART zdecydowaliśmy się na połączenie sił partnerów i handlowców. I przyznaję, że niejednokrotnie zastanawialiśmy się, czy nie lepiej postawić na jedno z tych rozwiązań – tylko na dystrybutorów lub tylko na bezpośrednią sprzedaż. Dla nas jednak ta dwutorowość jest ważna. Przede wszystkim dlatego że oba rodzaje sprzedaży produktu mają swoje dobre i złe strony. Mają swoje ryzyka, które warto brać pod uwagę.

    Sieć partnerów – wyzwania

    A największym wyzwaniem pracy z siecią partnerską jest to, że dystrybutor samodzielnie decyduje, które rozwiązania poleci swoim klientom. Producent może dodatkowo zachęcać, np. różnymi promocjami, akcjami, szkoleniami, ale to partner ostatecznie decyduje, które rozwiązanie ze swojego portfolio zaprezentuje potencjalnemu klientowi.

    Dodatkowo producent nie ma też kontroli nad tym, co i jak dystrybutor komunikuje firmom zainteresowanym kupnem narzędzia. Oczywiście może przygotowywać i udostępniać materiały, organizować webinary, sesje pytań i odpowiedzi – ale ani nie może wymagać, aby dystrybutorzy brali w nich udział, ani nie wie, co ostatecznie przekazują potencjalnym klientom.

    Prowadząc sprzedaż bezpośrednią, firma ma większą kontrolę nad komunikacją. Samodzielnie ustawia swoje priorytety sprzedażowe, może z dużą dokładnością określić swoją grupę docelową i realizować swoje cele. A to staje się coraz łatwiejsze, gdy producent i jego rozwiązanie są już rozpoznawalni na rynku.

    Integracje – niezbędny krok w obszarze technologii

    Kiedy mówimy o rozwoju firm technologicznych, nie można pominąć także rozwoju samego produktu. A on – w moim przekonaniu – nie jest możliwy bez integracji z innymi narzędziami dostępnymi na rynku.

    Oczywiście można by stworzyć samowystarczalny produkt, który nie wymieniałby żadnych danych z innymi narzędziami. Tylko pytanie, czy ktokolwiek chciałby z niego korzystać? Nasz cyfrowy świat jest coraz bardziej zintegrowany. Wymieniamy i przetwarzamy tyle różnych danych z bardzo różnych źródeł. Tworzenie barier w przepływie informacji nie ma dziś racji bytu.

    Jak to działa? Wróćmy do tematu sprzedaży. Handlowiec sprzedaje towar. Musi wystawić fakturę, wygenerować zamówienie, zaksięgować płatność. W cały ten proces zaangażowanych jest kilka różnych systemów. Naturalnym kierunkiem rozwoju jest właśnie to, żeby te systemy w maksymalny sposób wymieniały te informacje. W ostatnich latach duża część pracy człowieka koncentrowała się na przepisywaniu danych z jednego systemu do drugiego. Dziś jesteśmy otwarci na to, żeby się komunikować z tymi systemami, szczególnie kiedy mamy rozwiązania chmurowe.

    Prawo sprzyja integracjom

    Integracje są coraz łatwiejsze także dzięki prawu. Obowiązująca w Unii Europejskiej dyrektywa PSD2 dotycząca usług płatniczych zmieniła zasady funkcjonowania firm operujących w świecie finansów. Przekształciła sposób, w jaki działają instytucje finansowe. Wpłynęła też na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw. Jej głównym celem było właśnie stworzenie lepiej zintegrowanego rynku płatności elektronicznych w Unii Europejskiej.

    W praktyce dyrektywa zobowiązała banki do dzielenia się dostępem do danych swoich klientów za pomocą interfejsów API. Natomiast fintechy zyskały możliwość dostępu do danych bankowych klientów za ich zgodą, dzięki czemu są w stanie oferować nowe usługi płatnicze, np. innowacyjne aplikacje mobilne do zarządzania finansami.

    Jak to przełożyło się na codzienne korzystanie z technologii? Mogę powiedzieć na przykładzie SaldeoSMART. Dzięki integracji z usługą Unified Post mogliśmy połączyć nasze rozwiązanie z bankowością. Dzięki temu wprowadziliśmy automatyzację rozrachunków. System automatycznie łączy się z bankiem i pobiera listę transakcji, które później rozlicza. Bez integracji i bez odpowiedniego prawa nie byłoby to możliwe.

    Kto jest odpowiedzialny za integracje?

    Integracje leżą w interesie większości producentów. W naszej firmie na początku samodzielnie próbowaliśmy zintegrować SaldeoSMART z popularnymi programami księgowymi. Te systemy musiały się wymieniać danymi. Następnie wystawiliśmy dostęp do SaldeoSMART poprzez API. Z czasem postawiliśmy na współpracę z integratorami. A czasem nawet z producentami, którzy jednocześnie byli integratorami. Dlaczego? Bo lepiej znali te programy, mieli łatwiejszy dostęp do dokumentacji, zmian czy nietypowej technologii. Nasi programiści mieli wystraczająco dużo pracy nad rozwojem naszego narzędzia, dlatego każda pomoc była niezwykle wartościowa.

    Warto też wspomnieć, że integrator może być również dystrybutorem – w takim przypadku łączymy rozwój produktu z rozwojem sprzedaży.

    Wypłynąć na błękitny ocean

    Na koniec rozważań o integracji z innymi rozwiązaniami chciałbym jeszcze poruszyć jeden aspekt. Ktoś mógłby się obawiać, że integracja z innymi odbierze mu unikalność, możliwość zagarnięcia większej części rynku. Przecież zamiast się integrować, można by było stworzyć własne, bardziej rozbudowane rozwiązanie i być może zdobyć nowy kawałek rynku. Przekładając tę sytuację na doświadczenia SaldeoSMART – zamiast integrować się z systemami księgowymi i umożliwiać tym samym ich użytkownikom OCR-owanie dokumentów czy komunikację na linii biuro rachunkowe-klient lub obieg dokumentów mogliśmy zbudować własny system księgowy. Mogliśmy, ale nie to było naszym celem.

    Moją odpowiedzią na takie obawy jest błękitny ocean. Ważne jest, by znajdować się po tej części rynku, który jest tak nazywany. Czyli konstruować taki produkt oraz taką ofertę, których praktycznie nie da się porównać z innymi. I które są bardzo trudne do skopiowania. Warunkiem koniecznym jest oczywiście potrzeba rynkowa. Jeśli jej nie ma – nikt nie kupi takiego produktu. Ale warunkiem drugim jest unikatowość. Czyli zagospodarowanie rynkowej niszy. W takim przypadku integracje będą szansą na ulepszenie produktu, a nie zagrożeniem.

    Podsumowując – współprace z innymi firmami – z dystrybutorami, integratorami, producentami – dają przedsiębiorstwom szansę na szybszy rozwój, na dodatkowe akcje marketingowe, na dotarcie do nieosiągalnych dotąd klientów i regionów. Ważne jest jednak to, by zachować równowagę i unikalny charakter swojego produktu. Dzięki temu jego pozycja wzrośnie nawet w konkurencyjnym otoczeniu.

  • Cyfrowa rewolucja w MŚP: Jak cyfryzacja pomaga małym i średnim przedsiębiorstwom konkurować z gigantami

    Cyfrowa rewolucja w MŚP: Jak cyfryzacja pomaga małym i średnim przedsiębiorstwom konkurować z gigantami

    Tak wiele już powiedzieliśmy o cyfryzacji, że wielu osobom ta fraza wydaje się tylko modnym sloganem. W rzeczywistości jednak odpowiednio przeprowadzona cyfryzacja jest w stanie zmienić funkcjonowanie firm i ich pozycję na rynku. Jak rozumieć cyfrową rewolucję, co w praktyce kryje się pod tym pojęciem i jak wykorzystać jej potencjał?

    Kiedy 15 lat temu otwierałem własną firmę, świat był niemal analogowy. Nasz produkt – SaldeoSMART – ma swój początek w potrzebie pierwszego klienta, który chciał mieć program do wystawiania faktur. Tak, to były czasy, gdy większość firm tonęła w papierach, a oprogramowanie kupowane było w pudełkach i instalowane na stacjach roboczych pracowników. Niewiarygodne, jak wiele zmieniło się od tego momentu. I to nie tylko w zakresie narzędzi, jakie pomagają nam w codziennej pracy, ale także w dostępie do technologii oraz w tym, jak te technologie poszerzają możliwości przedsiębiorstw.

    Kiedyś i dziś. Zmiana zdecydowanie na lepsze

    Zwykle na wspomnienie minionych czasów mówimy – kiedyś to było lepiej. W przypadku technologii takie stwierdzenie byłoby dużym nieporozumieniem. Przed erą powszechnej cyfryzacji dostęp do technologii automatyzujących pracę mieli tylko najwięksi i dysponujący pokaźnymi budżetami. Systemy IT były bardzo drogie, ich wdrożenie ciągnęło się miesiącami, a nawet latami, a ich utrzymanie wymagało zaangażowania wewnętrznych zespołów IT. Która mała czy średnia firma mogła sobie na to pozwolić? Prawie żadna.

    Zatem wielcy stawali się jeszcze więksi, a mniejsi tkwili w miejscu lub poruszali się naprzód w zbyt wolnym tempie, by konkurować z gigantami.

    Wszystko zmieniło upowszechnienie się chmury i aplikacji dostępnych na żądanie, skalowalnych, utrzymywanych i aktualizowanych przez producenta, gotowych do pracy właściwie natychmiast po wykupieniu abonamentu. I dużo tańszych niż systemy szyte na miarę i wdrażane przez największych. Świat technologii stanął otworem przed sektorem MŚP.

    Cyfryzacja, czyli co?

    Różne są definicje cyfryzacji, ale na potrzeby tego tekstu możemy uznać, że jest to proces wprowadzania technologii w firmach i wykorzystywania ich do wsparcia codziennych działań. W praktyce oznacza to po prostu stosowanie różnorodnych, mniej lub bardziej rozbudowanych narzędzi, które automatyzują zadania, pomagają w analizie danych, przyspieszają operacje, wspierają zarządzanie. Przykłady? Proszę bardzo.

    System automatyzujący księgowość – do automatyzacji działań księgowych, rozliczeń, wystawiania faktur, elektronicznego obiegu dokumentów, czy prowadzenia teczek pracowniczych itd..

    System ERP – do zarządzania przedsiębiorstwem i wieloma procesami biznesowymi.

    Systemy CRM – czyli system do zarządzania relacjami z klientami, gromadzący całą wiedzę o klientach i automatyzujący komunikację z nimi.

    Platformy e-commerce – czyli oprogramowanie umożliwiające stworzenie i prowadzenie sklepu internetowego.

    Mniejsze narzędzia do automatyzacji – różnego rodzaju aplikacje, które przyspieszają codzienną pracę, np. programy online do komunikacji i współpracy, do zarządzania czasem, dokumentami itd.

    Wszystkie tego typu technologie wyraźnie przyspieszają pracę i pozwalają pracownikom oraz właścicielom firm skupiać się na istotnych zadaniach. Ale to nie wszystko – pozwalają również na skuteczne konkurowanie z gigantami rynkowymi.

    Morze możliwości

    Technologie otwierają przed MŚP zupełnie nowe możliwości. Przede wszystkim optymalizacja i automatyzacja pozwala im lepiej zarządzać zasobami. Daje więcej czasu i przestrzeni do zajmowania się projektami, które stanowią o ich przewadze konkurencyjnej.

    Po drugie – dzięki cyfryzacji nawet małe i średnie przedsiębiorstwa mają dostęp do międzynarodowych rynków. Witryny i sklepy online, narzędzia do prowadzenia spotkań i udziału w konferencjach online, sztuczna inteligencja, która pozwala na bieżąco tłumaczyć teksty z innych języków – umożliwiają prowadzenie biznesu i szukanie klientów oraz partnerów na całym świecie.

    Po trzecie – innowacyjne narzędzia zmieniają zupełnie sposób i jakość kontaktu z klientami. Dostępna na wyciągnięcie ręki analiza danych pozwala lepiej poznać klientów i ich oczekiwania, platformy i narzędzia do komunikacji – kontaktować się z nimi w różnorodny sposób, dopasowany do ich oczekiwań. To szczególnie ważne w dzisiejszym świecie, w którym konsumenci coraz częściej chcą czuć się dostrzeżeni, chcą być traktowani indywidualnie, chcą również tego, by po drugiej stronie ktoś ich słyszał i był gotowy z nimi porozmawiać.

    Szczególnie na tym polu małe i średnie firmy mogą przegonić większą konkurencję. Warto pamiętać, że mniejsze przedsiębiorstwa pracują zwinniej i szybciej niż rynkowi giganci. Szybciej i łatwiej dostosowują się do zmian, a co za tym idzie – sprawniej wdrażają nowinki technologiczne. Choćby przez samo to, że proces decyzyjny jest w ich przypadku znacznie krótszy. To dlatego są w stanie nie tylko jako pierwsze zastosować technologie, które świeżo pojawiły się na rynku, ale też z większą uwagą wsłuchać się w potrzeby klientów. A oni to doceniają.

    Po czwarte – innowacje pozwalają na wiele oszczędności. A tym samym pozwalają także na lepsze zarządzanie budżetem. Nowoczesne programy wspierające księgowość, takie jak SaldeoSMART, naprawdę dają większą kontrolę nad swoimi finansami. A to oznacza nie tylko większą swobodę w prowadzeniu biznesu, ale też możliwość utrzymania rozsądnych z punktu widzenia klienta cen i skuteczne konkurowanie na tym polu z gigantami.

    Cyfryzacja – nowy sposób myślenia

    Nie mogę nie powiedzieć o jeszcze jednej niezwykle ważnej rzeczy. Cyfryzacja to nie tylko technologie. Cyfryzacja to przede wszystkim zmiana myślenia, zmiana funkcjonowania całej firmy, zmiana wszystkich (lub wielu) procesów. Same narzędzia nie pomogą, jeśli wcześniej nie przyjrzymy się temu, jak działa firma i co w niej nie działa. Jeśli nie zmienimy podejścia do prowadzenia biznesu.

    Przedsiębiorstwa, które odnoszą największe sukcesy, są przede wszystkim otwarte na nowinki technologiczne. Chcą szukać, wdrażać, próbować i są gotowe przyznać, że ich procesy nie są idealne i można je poprawić. To też firmy, które wiedzą, jak ważny jest kontakt z klientem i zrozumienie jego potrzeb. I w końcu to firmy, które wiedzą, że cyfryzacja to proces, a nie projekt, który ma swój początek i koniec. Dostosowywanie się do zmian nigdy się nie kończy – czy to zmian rynkowych, czy do zmian w oczekiwaniach klientów, czy w końcu do zmian technologicznych. I znów tu mniejsi wygrywają z wielkimi – są w stanie szybciej i sprawniej najpierw wychwycić, a później dostroić się do nowych warunków.

    Podsumowując, powiedziałbym, że cyfryzacja to niezwykła szansa dla małych i średnich przedsiębiorstw, aby nie tylko wkroczyć na rynki przez wiele lat dla nich niedostępne, ale też aby zmienić sposób funkcjonowania całej firmy. Po co? By działać elastyczniej, lepiej komunikować się z klientami, szybciej odpowiadać na ich potrzeby, by usprawnić pracę swoich pracowników i zapewnić im więcej czasu na odpoczynek, by w końcu kontrolować swoje finanse i lepiej zarządzać budżetem. Warto zatem wdrażać technologie? Bez wątpienia!

    Czytaj więcej publikacji Krzysztofa Wojtasa:

  • Porozmawiajmy o pieniądzach, czyli jak tworzyć cenniki produktów SaaS-owych

    Porozmawiajmy o pieniądzach, czyli jak tworzyć cenniki produktów SaaS-owych

    Nie wiem dlaczego, ale boimy się rozmawiać o pieniądzach. A przecież między innymi po to prowadzimy biznesy – by zarabiać i dalej inwestować oraz rozwijać się. Zatem dziś poruszę temat niepopularny, ale – mam wrażenie – wciąż nie do końca zbadany. Jak wycenić produkty SaaS i jak budować cenniki, by z jednej strony trafiały w potrzeby klienta, a z drugiej – przynosiły zyski.

    Nie ma co ukrywać – przedsiębiorcy nie mają świadomości, jak tworzyć cennik. Ja też nie miałam, przynajmniej do czasu, gdy ten problem dotknął i mnie. Dziś na rynku dominuje trend pakietowości. Firmy, które wprowadzały swoje produkty ponad 10 lat temu, muszą się na ten nowy sposób finansowania dopiero przerzucić. O czym w takim wypadku pamiętać? Jak zwykle będę odnosić się do własnych doświadczeń. A w SaldeoSMART, które jest SaaS-ową platformą wspierającą pracę księgowych i biur rachunkowych, sporo przeszliśmy na polu ustalania cenników. Ale od początku.

    „Nie wiem dlaczego, ale boimy się rozmawiać o pieniądzach. A przecież między innymi po to prowadzimy biznesy – by zarabiać i dalej inwestować oraz rozwijać się.”

    Up-selling tylko dla wytrwałych

    Gdy 15 lat temu zaczynaliśmy produkcję SaldeoSMART, poszliśmy ścieżką, jaką szli producenci wszystkich programów księgowych. W końcu działaliśmy w tej samej branży. Zdecydowaliśmy się zatem na pakiety odzwierciedlające zestawy funkcjonalności. Mieliśmy na przykład moduł do fakturowania i razem z funkcjonalnościami pomagającymi biurom rachunkowym w kontakcie z klientem zamknęliśmy go w pakiecie Komunikacja z klientem. Mieliśmy OCR, który wrzuciliśmy w pakiet Odczytywanie, uzupełniony później o opisy analityczne, wymiarowanie i inne funkcje. Innym słowem były to zestawy funkcji, których ktoś może potrzebować do wykonania jakiegoś zadania.

    Tego typu pakiety miały jednak – i mają, bo wciąż są popularne – swoje wady. Przede wszystkim nie prezentowały klientowi wszystkich możliwości, jakie daje mu rozwiązanie. Zatem jeśli ktoś kupował od nas moduł obieg dokumentów, to nie interesował się teczkami pracowniczymi. Nie dlatego że ich nie chciał, ale dlatego że nie widział, że je mamy w ofercie. Jeśli jakaś firma wybiera u producenta programu księgowego moduł magazyn, to w większości przypadków nie sprawdza, czy ten producent ma też moduł BI. Klienci wybierają zazwyczaj tę funkcjonalność, która jest dla nich najważniejsza, nie interesując się innymi możliwościami.

    Zatem to po stronie handlowców firmy, marketingu, przedstawicieli leży wytłumaczenie klientowi, że ten konkretny produkt może dać mu o wiele więcej. Trzeba więc wielokrotnie wykonać tę samą pracę, wrócić do tego samego klienta, żeby sprzedać mu coś więcej. A wiadomo, że ciężko sprzedać coś, czego ten klient w swoim przekonaniu nie potrzebuje.

    Pakietowanie, czyli wszystko w jednym

    Zmiany przyszły z Zachodu. Europa Zachodnia, USA, Skandynawia zaczęły stawiać na nowy rodzaj pakietów. Już w wersji podstawowej w pakiecie jest wszystko, wszystkie możliwe moduły. Ale wraz ze wzrostem pakietu funkcjonalności zyskują na zaawansowaniu. Przykład? W pakiecie podstawowym wśród innych modułów jest moduł fakturowanie, ale można wystawić tylko 5 faktur. Czyli od samego początku klient widzi całe bogactwo produktu, może przetestować moduły, o których nawet wcześniej nie pomyślał. I jeśli uzna, że możliwości któregoś z nich są mu potrzebne w szerszej skali, przeskakuje na wyższy pakiet. W podanym wyżej przykładzie – mógłby w tym wyższym pakiecie wystawić 100 faktur. Ten pakiet opiera się na tych samych funkcjonalnościach, ale w większej ilości.

    „Zmiany przyszły z Zachodu. Europa Zachodnia, USA, Skandynawia zaczęły stawiać na nowy rodzaj pakietów. Już w wersji podstawowej w pakiecie jest wszystko, wszystkie możliwe moduły. Ale wraz ze wzrostem pakietu funkcjonalności zyskują na zaawansowaniu.”

    W praktyce pakiety często zaczynają się od jednego użytkownika. Z czasem, gdy zespół się powiększa, firma przechodzi na wyższe opcje – dla 5, 50 czy 100 pracowników. Głównym celem pakietowania jest uproszczenie procesu zapoznania klienta z produktem – i to zapoznania właściwie od samego początku.

    Czy nam się to w SaldeoSMART udało? Jeszcze nie do końca. Ze względu na to, że zaczynaliśmy z innego rodzaju pakietami, wciąż transferujemy niektórych klientów na nowy model. To trwa. Ale też mamy porównanie – jak działają oba modele cennikowe. I możemy wyciągać wnioski i modyfikować nasze działania. A sporo trzeba wziąć pod uwagę, ustalając, jak będą działały nasze pakiety.

    Co za dużo, to niezdrowo

    No właśnie. Na czym powinno właściwie oprzeć się ten cennik? Z naszego doświadczenia wynika, że cennik powinien mieć maksymalnie dwa faktory, na których jest zbudowany. Co tu ukrywać, my w SaldeoSMART na początku mieliśmy ich znacznie więcej. Nie dość, że oferowaliśmy wiele modułów, to jeszcze każdy był inaczej rozliczany. Jeden na podstawie liczby użytkowników, inny – przetworzonych dokumentów, jeszcze inny – na podstawie liczby klientów biura rachunkowego. To było stanowczo za dużo.

    Najważniejsze jest to, żeby cennik bazował na jednej, najwyżej na dwóch rzeczach. Może to być na przykład liczba klientów obsługiwanych przez biuro rachunkowe czy liczba użytkowników aplikacji.

    W przypadku SaldeoSMART drugim faktorem jest liczba kredytów. I ten czynnik jest związany z innym elementem budowania dobrych cenników, czyli z transakcyjnością. Jej założeniem jest to, aby klient płacił za to, co wykorzysta. Im większy klient, im więcej korzysta z systemu, tym więcej za niego płaci. Zatem – każdy płaci za to, czego potrzebuje.

    Transakcyjność – tak

    W SaldeoSMART wprowadziliśmy kredyty już dawno temu. Użytkownicy płacili nimi za strony odczytanych dokumentów. I tę transakcyjność przenieśliśmy do nowych cenników. Dziś wykorzystujemy ją w przypadku, gdy klient korzysta z jakichś ekstra operacji. Czyli wprowadzamy do systemu funkcje oparte na sztucznej inteligencji. Wszystkie funkcjonalności działają w ramach pakietu, ale kiedy ktoś chce np. pobierać automatycznie transakcje z banku czy faktury z KSeF, bez wchodzenia do niego, taka operacja kosztuje dodatkowo wewnętrzny kredyt.

    dy wprowadzaliśmy system kredytów, rynek patrzył na niego z pewną nieufnością, ale dziś w jego stronę poszły także inne, właściwie największe firmy oferujące programy dla księgowych. To jest dodatkowa możliwość dla użytkowników, którzy chcą dostać jeszcze więcej. Wewnątrz aplikacji są pewne funkcjonalności, za które trzeba zapłacić kredytem, czyli wewnętrzną walutą.

    Ważne jest jednak to, aby ten cennik kredytów był elastyczny. Wszystko po to, by klient mógł łatwo dokupić dodatkowe kredyty lub zwiększyć swój pakiet.

    Cennik globalny

    Na koniec jeszcze kilka słów o cennikach produktów, które są przeznaczone także na rynki zagraniczne. Moim zdaniem firma, która oferuje takie produkty, ma dwie ścieżki – może zaproponować tę samą cenę na wszystkie rynki lub inną cenę na każdy z nich. To jest kluczowa decyzja do podjęcia. Warto pamiętać o tym, że klienci szukają najniższej ceny, zatem jeśli konkretny produkt można kupić za granicą taniej, to kupi go za granicą.

    „Moim zdaniem firma, która oferuje takie produkty, ma dwie ścieżki – może zaproponować tę samą cenę na wszystkie rynki lub inną cenę na każdy z nich. To jest kluczowa decyzja do podjęcia.”

    Jeśli jednak chcemy różnicować cenę, działanie takie musi mieć jakieś uzasadnienie. Żeby klient w Wielkiej Brytanii lub Niemczech kupił produkt polski, ten produkt musi dawać mu konkretną wartość. Np. w przypadku programów księgowych – powinny być one dostosowane do lokalnych przepisów lub integrować się z najpopularniejszymi na konkretnym rynku systemami.

    Podsumowując, budowanie cenników produktów SaaS-owych jest wyzwaniem, które wymaga przemyślenia i przeanalizowania wielu czynników. Jednak korzystając z doświadczeń innych oraz podążając za sprawdzonymi trendami, można przygotować ofertę, która będzie zrozumiała dla klientów i prosta w zarządzaniu. I takich cenników wszystkim życzę!

  • Przedsiębiorcy zaniepokojeni wysokimi kosztami. Jak zmniejszyć koszty pracy?

    Przedsiębiorcy zaniepokojeni wysokimi kosztami. Jak zmniejszyć koszty pracy?

    Wszystko drożeje – słyszymy właściwie na każdym kroku. I czujemy. Nie tylko w prywatnym portfelu, ale i w firmowym budżecie. Z raportu „2024 rok z perspektywy mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw” wynika, że aż 52 proc. przedsiębiorców boi się rosnących kosztów pracy. Czy to znaczy, że czas na cięcia i zwolnienia? Niekoniecznie.

    No właśnie. Ograniczenie kosztów pracy kojarzy nam się przede wszystkim z cięciami – budżetowymi, personalnymi… Owszem – jest to rozwiązanie, z którego niektóre firmy korzystają. W moim przekonaniu – nie jest ono jednak optymalne. Oszczędności warto poszukać gdzie indziej, zwłaszcza że to pracownicy są największym kapitałem firmy. Tylko, gdzie szukać tych oszczędności? Mam kilka propozycji.

    „Oszczędności warto poszukać gdzie indziej, zwłaszcza że to pracownicy są największym kapitałem firmy.”

    Co składa się na koszty pracy?

    Warto na samym początku zastanowić się, co w ogóle składa się na koszty pracy. Bo nie są to tylko i wyłącznie pensje pracowników. To także między innymi koszt rekrutacji, ubezpieczeń, szkoleń BHP, narzędzi pracy, zwolnień lekarskich i zastępstw, premii i tak dalej. Dopiero kiedy tak holistycznie spojrzymy na problem, zdamy sobie sprawę z tego, że oszczędności wcale nie muszą wynikać z tego, że zwolnimy pracownika, ale właśnie z tego, że go zatrzymamy. Paradoks? Tylko w pewnym sensie. Dbanie o to, aby pracownicy nie uciekali od nas zbyt szybko, zabierając wiedzę i umiejętności i zmuszając nas do rozpoczęcia żmudnego procesu rekrutacji; żeby pracowali w warunkach, które zapewnią im komfort fizyczny i psychiczny; żeby w końcu optymalnie wykorzystywali swój czas w pracy – może w ostatecznym rozrachunku kosztować nas mniej niż ciągłe poszukiwanie nowych osób do pracy, rozbudowywanie zespołów czy wyznaczanie kolejnych zastępstw.

    Mądra rekrutacja

    Tak, proces najpierw rekrutacji, a później wdrożenia pracownika naprawdę sporo kosztuje. Skoro zatem już się za niego zabieramy, podejdźmy do niego z głową. Jeśli szukamy, nastawmy się na znalezienie kogoś, kto naprawdę ma odpowiednie umiejętności, a dodatkowo – a może przede wszystkim – pasuje do naszej firmy. 

    „Dopiero kiedy tak holistycznie spojrzymy na problem, zdamy sobie sprawę z tego, że oszczędności wcale nie muszą wynikać z tego, że zwolnimy pracownika, ale właśnie z tego, że go zatrzymamy.”

    Jak to zrobić? Naturalnie podstawą jest określenie naszych potrzeb. I choć obowiązki i tym samym kwalifikacje kandydatów są ważne, nie możemy zapominać o osobowości i potrzebach samego potencjalnego pracownika. Ja wiem, że jeszcze nie tak dawno temu większość firm poszukiwała kandydatów do pracy w ‘młodym i dynamicznym zespole’. I choć możemy się z tego śmiać, przedstawienie firmy już w ogłoszeniu rekrutacyjnym, a później w rozmowie, rzetelne opowiedzenie o tym, jaki jest zespół, jak pracuje i jakie ma wartości – jest naprawdę istotne. Kluczem jest jednak szczerość – przekłamywanie rzeczywistości nie ma sensu i szybko zostanie zweryfikowane. A przecież nie chodzi nam o to, by zatrudnić kogoś, kto odejdzie po kilku miesiącach.

    Dobra atmosfera pracy 

    O dobrej atmosferze pracy w ogłoszeniach rekrutacyjnych też sporo się mówi. Mnie jednak nie chodzi o wyświechtany slogan czy o owocowe czwartki lub piątki z pizzą (choć oczywiście nie mam nic przeciwko nim). Bardziej chodzi mi o to, by firma naprawdę chciała zrozumieć potrzeby pracowników i by stworzyła im takie środowisko, w którym mogą i chcą się rozwijać.

    W SaldeoSMART ciągle szukamy nowych możliwości, bo ten proces tworzenia zgranego, lubiącego wspólną pracę zespołu w rzeczywistości nigdy się nie kończy. Sporo w tej dziedzinie zmieniła praca zdalna czy hybrydowa. Musieliśmy znaleźć nowe metody na integrację pracowników, także taką międzydziałową. Wprowadziliśmy OKR-y (Objectives and Key Results, czyli metoda zarządzania, która pomaga organizacjom i zespołom wyznaczać cele i mierzyć ich postępy). Zaangażowaliśmy ludzi w nowe projekty, także w tworzenie strategii rozwoju firmy i produktu. 

    Jednak u podstaw wszystkich tych działań leży słuchanie pracowników i poznawanie ich potrzeb. Od samego początku. Jeśli na rozmowie kwalifikacyjnej kandydat mówi, że chce pracować zdalnie, a my po zatrudnieniu go mówimy, że nie ma takiej możliwości – nie możemy się dziwić, że odejdzie. Jeśli powie, że jest fanem narzędzi usprawniających pracę, a my każemy mu wystawiać faktury w Excelu – nie liczmy na to, że długo u nas zostanie. Jeśli obciążymy go obowiązkami i nie damy odpowiednich technologii, które pomogą mu je wykonać, narazimy go na zbyt silny stres. A stąd już prosta droga do problemów zdrowotnych, absencji i konieczności szukania zastępstw, a czasem także zatrudniania nowych osób do zespołów. Brzmi mało zachęcająco, prawda?

    Sztuczna inteligencja

    Nie da się dziś efektywnie pracować bez pomocy różnych narzędzi technologicznych. Zresztą – nie ma takiej potrzeby. Na rynku jest coraz więcej rozwiązań, które upraszczają pracę, przejmują powtarzalne czynności, odciążają pracowników. Wiele z nich opiera się na generatywnej sztucznej inteligencji.

    „Nie da się dziś efektywnie pracować bez pomocy różnych narzędzi technologicznych… Wiele z nich opiera się na generatywnej sztucznej inteligencji.”

    Co istotne – tej sztucznej inteligencji nie ma się co bać. Owszem – słyszymy zewsząd, że zabierze nam pracę. Ja myślę o AI raczej jak o narzędziu, które tę pracę optymalizuje. Które pozwala nam się skupić na tym, co leży w zakresie naszej specjalizacji, które daje nam czas na uczenie się nowych rzeczy. I które eliminuje potrzebę tworzenia niekoniecznie potrzebnych etatów.

    Jak to działa? Pokażę na przykładzie działów księgowych i biur rachunkowych, bo to z nimi na co dzień najwięcej pracuję. Sztuczna inteligencja w programach wspierających pracę księgowych pozwala na przykład na łączenie transakcji bankowych z fakturami jednym kliknięciem, dzięki czemu automatyzujemy proces dokonywania rozrachunków i rozliczeń. Tak przynajmniej jest w SaldeoSMART. Czy to mało? Myślę, że każdy, kto na co dzień wykonuje takie czynności ręcznie, doceni ten zestaw funkcji wspieranych AI.

    Kontrola nad finansami

    Na koniec wspomnę jeszcze o rzeczy być może zupełnie oczywistej. A mianowicie o tym, że zwłaszcza w czasach ciągłych podwyżek firmy muszą ze szczególną uwagą kontrolować swoje finanse. Zatem – sprawdzać na bieżąco, czy kontrahenci opłacają faktury, weryfikować przelewy z firmowego konta, badać zasadność wydatków i powiązanie ich z projektami, korzystać z ulgi na złe długi. 

    Zrozumiałe jest, że to wszystko wymaga czasu, skrupulatności i systematyczności – zasobów, których przedsiębiorcy często brakuje. Na szczęście, w dobie technologicznych innowacji, istnieją narzędzia, które mogą zrewolucjonizować ten proces. Do SaldeoSMART wprowadziliśmy funkcję automatyzacji rozrachunków i rozliczeń, która upraszacza wiele tych rutynowych zadań.

    Dzięki takiemu rozwiązaniu można uniknąć ręcznego spisywania i analizowania danych, co pozwala zaoszczędzić cenny czas i skupić się na kluczowych aspektach prowadzenia biznesu. Ponadto, automatyzacja pomaga zapobiegać błędom, co prowadzi do lepszej kontroli nad finansami firmy i ostatecznie przyczynia się do jej sukcesu.

    Czy wdrażanie innowacji wiąże się z kosztami? Nie przeczę. Ale lepsze środowisko pracy, bardziej wydajne i zadowolone zespoły, mniejsza rotacja pracowników i w końcu pełna kontrola nad finansami firmy pozwolą uniknąć przedsiębiorcom wielu strat i w ostatecznym rozrachunku przyniosą budżetowe korzyści. 

  • Technologie muszą odzwierciedlać potrzeby biznesu. Skąd brać pomysły na innowacje?

    Technologie muszą odzwierciedlać potrzeby biznesu. Skąd brać pomysły na innowacje?

    Pomysł na biznes często wynika z obserwacji otoczenia, analizy konkurencji lub genialnej myśli. Jednak czy przeczucie i nasz osąd sytuacji wystarczą do tego, by z sukcesem rozwijać produkt? Skąd czerpać inspiracje i jak unikać złych doradców? 

    Żeby pomysł na produkt, nową technologię wspierającą firmy miał szansę odnieść sukces, musi trafiać w potrzeby biznesu. Te potrzeby można poznać tylko wtedy, gdy pozostaje się w kontakcie z potencjalnymi odbiorcami naszego rozwiązania. To nie wszystko. Równie ważne jest słuchanie samych siebie i wybór tych ścieżek rozwoju, które są zgodne z naszymi możliwościami.

    Przede wszystkim aktywne słuchanie

    Niniejszy tekst oprę w całości na własnym doświadczeniu. A ja – i cała moja firma – pomysły na innowacje bierzemy przede wszystkim z rozmów z różnymi ludźmi. I to nie zawsze są rozmowy z klientami, z którymi na co dzień pracujemy. To często są po prostu luźne biznesowe dyskusje. Czasem przy okazji śniadania networkingowego, a czasem zwykłego spotkania towarzyskiego z grupą znajomych, także przedsiębiorców. 

    Podczas tych rozmów najważniejsze jest aktywne słuchanie. Dla mnie to jest fundament budowania jakichkolwiek pomysłów. Bo właściciele czy zarządzający firmami w dyskusjach dzielą się swoimi bolączkami, opowiadają o realnych problemach. A technologie powinny przecież na takie problemy odpowiadać. Rozwiązywać je.

    W taki sposób w ogóle powstało SaldeoSMART. Zgłosił się do nas księgowy, który potrzebował programu do wystawiania faktur dla swoich klientów. I zrobiliśmy to rozwiązanie specjalnie dla niego. Później rozesłaliśmy mailing i okazało się, że znacznie więcej biur rachunkowych potrzebuje takiego narzędzia oraz innych funkcjonalności wspierających codzienną pracę. Tak zaczęło się nasze słuchanie rynku. Dążenie do dawania firmom tego, co pomaga im rozwiązywać problemy, mamy w naszym DNA. Do dziś tak działamy.

    Przykład? Nasza najświeższa funkcjonalność, czyli automatyzacja rozrachunków, też powstała po niezobowiązującej rozmowie z księgowym. Któregoś dnia przyszedł do nas znajomy i powiedział, że mu się nieustannie rozrachunki nie zgadzają z tymi, które prowadzi jego klient. Firma robi swoje zestawienia tego, kto zapłacił, a kto nie zapłacił. Księgowy robi swoje w programie księgowym. I to się nigdy nie zgadza. I rodzi problemy na przykład podczas procesów windykacyjnych. Z takiego narzekania na codzienne niedogodności zrodził się pomysł na nową funkcję.

    „Bez takich rozmów i aktywnego rozpoznawania potrzeb użytkowników rozwój produktów jest niemal niemożliwy.”

    Drugim źródłem pomysłów są zgłoszenia od użytkowników, od partnerów, od handlowców, którzy na co dzień spotykają się z potencjalnymi klientami i też słuchają ich sugestii. Bez takich rozmów i aktywnego rozpoznawania potrzeb użytkowników rozwój produktów jest niemal niemożliwy.

    Komunikacja z użytkownikiem w praktyce

    Wspomniałam o zbieraniu pomysłów użytkowników. To bardzo ważny proces, jednak jak go przeprowadzić? Kluczowe jest uruchomienie różnych kanałów kontaktu z klientem. Tak, aby firmie, która chce nam coś przekazać, było łatwo wejść z nami w dialog. 

    Do wyboru mamy wiele możliwości. Jest wśród nich oczywiście dedykowany adres e-mail. Są media społecznościowe i grupy tematyczne dla korzystających z konkretnych rozwiązań. Jest pierwsza linia wsparcia, czyli infolinia, która służy nie tylko do zgłaszania problemów, ale też propozycji udoskonaleń. W SaldeoSMART uruchomiliśmy także specjalne forum dla użytkowników i pod względem rozwojowym to był strzał w dziesiątkę. Dziś otrzymujemy tą drogą około dwustu pomysłów na nowe funkcje w systemie miesięcznie. To zrozumiałe, że nie wszystkie da się wdrożyć, ale o tym za chwilę.

    Bardzo ważne jest też wykorzystywanie spotkań handlowych, wdrożeniowych czy webinarów dotyczących nowości w produkcie właśnie na słuchanie, obserwowanie użytkowników. Każdy, kto szuka rozwiązania dla siebie albo zapoznaje się z nowym narzędziem, ma bardzo dużo ciekawych spostrzeżeń i pomysłów. Dodatkowo otwarcie mówi o swoich potrzebach. To jest niezwykle pomocne źródło informacji.

    Jak wybierać? Liczy się samoświadomość

    Jednak im więcej kanałów kontaktu, tym więcej propozycji, z których trzeba wybierać. Przyznaję, dziś nie jesteśmy w stanie wziąć pod uwagę wszystkich zgłoszeń naszych użytkowników. Musimy przeprowadzać selekcję. Nasz pomysł jest prosty – w przypadku propozycji publikowanych na forum pod uwagę bierzemy przede wszystkim te, na które zagłosuje konkretna liczba użytkowników. Szukamy więc takich rozwiązań, które pomogą większej grupie osób. By stworzyć jak najbardziej uniwersalne narzędzie.

    Co więcej, dokładnie przyglądamy się takim zgłoszeniom. Bo często nasi klienci przedstawiają bardzo konkretne rozwiązanie, które chcieliby dostać. Na przykład – w tym miejscu systemu chcę mieć przycisk, który pozwoli mi zrobić jakąś rzecz. Natomiast naszym celem jest dotarcie do potrzeby, która stoi za tym zgłoszeniem. Dlaczego klient chce mieć taki przycisk. Jak on ma mu pomóc w pracy. Bo może okazać się, że tę potrzebę można zaspokoić inną funkcjonalnością, która już w systemie jest. Dany problem można przecież rozwiązywać na różne sposoby. Zatem w tym słuchaniu użytkowników chodzi przede wszystkim o identyfikowanie potrzeb.

    „Nie wolno zapominać też o intuicji biznesowej, która czasem lepiej niż dane i cyferki pomaga wybrać najlepszą drogę rozwoju dla naszej firmy i produktu.”

    Kolejnym etapem wyboru pomysłu do realizacji jest sprawdzenie, czy pasuje on do naszej wizji rozwoju firmy oraz do naszych możliwości. Owszem, stworzyć nową funkcję czy integrację nie jest trudno, ale trzeba ją jeszcze sprzedać, wprowadzić na rynek. A to oznacza, że należy do tej nowości dostosować wiele procesów, marketing, komunikację. Bywa, że taki nowy element systemu wymaga dotarcia do zupełnie innej grupy docelowej. Może się okazać, że zwyczajnie się to nie opłaca. 

    Nie wolno zapominać też o intuicji biznesowej, która czasem lepiej niż dane i cyferki pomaga wybrać najlepszą drogę rozwoju dla naszej firmy i produktu.

    Gdzie szukać opinii?

    Wszystko, co opisałam do tej pory, dotyczy w dużej mierze firm już dojrzałych. Takich, które mają odpowiednie kanały dotarcia do użytkowników. Co jednak ma zrobić przedsiębiorca, który dopiero wchodzi na rynek, być może pracuje nad swoim pierwszym rozwiązaniem. Gdzie szukać opinii?

    Można oczywiście prowadzić rozmowy z przyjaciółmi i znajomymi o ich bolączkach prowadzenia biznesu. Bardzo ważne jest jednak dotarcie do potencjalnych użytkowników naszego produktu. Szukać ich można choćby na LinkedIn. To jest praktyka, która naprawdę działa. Z moich obserwacji wynika, że ludzie chcą uczestniczyć w projektach, w których ich zdanie jest brane pod uwagę. Gdy zaczynaliśmy z SaldeoSMART, wrzuciłam na grupie na Goldenline (to 15 lat temu był portal zrzeszający ludzi aktywnych zawodowo) informację o tym, że mamy produkt dla księgowych, który można przetestować, korzystając z podanych danych dostępowych. Miałam dwadzieścia kilka lat, nie pracowałam w znanej firmie. Byłam dziewczyną, która prosi ekspertów branżowych o opinię. Odzew był niesamowity.

    Podobnie można dziś korzystać z LinkedIna. Szukać ludzi, których zdanie jest dla nas ważne. Zagadywać. Często okaże się, że osoba, do której chcemy dotrzeć, ma w znajomych kogoś, kogo znamy. A to już połowa sukcesu.

    Jednak najważniejszymi użytkownikami, których należy pytać o zdanie, z którymi trzeba się spotkać, są klienci. Już kilkoro wystarczy do tego, by zdobyć wartościowy feedback. Ważne, by wiedzieć, dlaczego wybrali nasz produkt? Co nimi kierowało, co ich przekonało? Z czego korzystają najczęściej? To podstawowe źródło informacji – kluczowych z punktu widzenia rozwoju funkcjonalności produktu.

    Z czasem można wybrać stałą grupę klientów, z którymi konsultujemy zmiany w narzędziach. To firmy, z którymi podpisujemy umowy na doradztwo i testowanie. Robimy tak w SaldeoSMART. I to się naprawdę dobrze sprawdza.

    Często widzę dziś, że przedsiębiorcy chcą wprowadzać na rynek produkty dopracowane do perfekcji. Realizując przy tym równie doskonale przygotowaną strategię sprzedażowo-marketingową. Nie ma w tym oczywiście nic złego. Ważne jest jednak to, by cała otoczka nie przysłoniła nam tego, co najistotniejsze – czyli użyteczności naszego produktu. Bo narzędzie, który rozwiązuje problemy naszej grupy docelowej, obroni się bez wielkich fajerwerków. Wystarczy dialog z tymi, którzy mają z niego korzystać. Tylko tyle i aż tyle. 

    Dowiedz się więcej o SaldeoSMART
  • Jak nie zmarnować dobrej strategii biznesowej? 

    Jak nie zmarnować dobrej strategii biznesowej? 

    Porozmawiajmy jeszcze raz o planowaniu i strategii. Nie da się bez niej rozwijać firmy. Ale też – nawet najlepsza strategia – jeśli nie zostanie zrealizowana – tak naprawdę jest do kitu. Jak nie utknąć w martwym punkcie, planując kolejne działania biznesowe? Kluczowe są terminy oraz ludzie, z którymi przechodzimy przez cały proces. Trzeba ich jednak jakoś zaangażować.

    Jak wspominałam w poprzednim tekście – dla mnie budowanie firmy bez strategii nie ma żadnego sensu. A jak tworzę plan rozwojowy? Zaczynam od długoterminowej wizji, żeby wiedzieć, do czego w ogóle dążę. Na tym etapie nie myślę, jak dojdę do tego punktu. Dopiero później rozkładam plan na czynniki pierwsze – ustalam, co muszę zrobić, jakie kroki podjąć, żeby dojść do końca tej drogi.

    To jest mój plan. Jednak firma to nie tylko ja. To ludzie, którzy muszę w tę strategię uwierzyć i zrobić wszystko, żeby dało się ją wprowadzić w życie. Nie da się tego zrobić bez twardych terminów i zaangażowania.

    Czas ma znaczenie

    Zawsze powtarzam, że plan bez terminu to żaden plan. Tak naprawdę dopiero termin determinuje nam to, czy i jak przyłożymy się do jakiegoś zadania. Jeśli powiedziałabym programistom w SaldeoSMART, że robimy automatyzację dla klienta, ale nie określiłabym terminu realizacji, zespół zacząłby budować jakąś rakietę i zajęłoby im to zdanie na przykład trzy lata. Jednak jeśli podam określoną datę – powiedzmy: chcemy oddać podstawowy proces do końca roku – programiści dostosują rozwiązanie do tego terminu. Oczywiście ta data musi być realna, nie wymagajmy cudów i rzeczy niemożliwych. Niemniej – musi być. Bez niej całe planowanie nie ma sensu.

    W grupie siła

    Nawet, jeśli nie chcemy konsultować naszej strategii z ludźmi z zewnątrz, to nie warto budować jej w pojedynkę. Oczywiście można. Na początku działania SaldeoSMART tworzyliśmy plany rozwojowe głównie we dwójkę z Krzyśkiem, moim mężem, współzałożycielem firmy. Podejmowaliśmy sporo autorytarnych decyzji bez konsultacji z innymi. Ale firma się rozrasta, dlatego zmienia się też nasze podejście. Od kilku lat stawiamy na współpracę, bo zależy nam na tym, żeby strategia była budowana bardziej oddolnie, wspólnie. Wtedy łatwiej jest o zaangażowanie całego zespołu. Jeśli ludzie pracują nad czymś, podsuwają pomysły i widzą, że one są realizowane, mają motywację do pracy, do wdrażania w życie pozytywnych zmian. To bardzo angażuje.

    Natomiast wiadomo, że zawsze ktoś musi mieć ostatnie słowo. Z tym też trzeba się liczyć. Demokracja demokracją, ale ktoś musi podjąć ostateczną decyzję i wziąć za nią odpowiedzialność. To zazwyczaj leży w rękach właściciela czy zarządu firmy. 

    Zgrupowanie strategiczne – czas, start!

    Jak jednak pracować nad strategią w większej grupie? Z metodologii OKR (Objectives and key results) zaczerpnęłam pomysł organizowania zgrupowań strategicznych. W ubiegłym roku zorganizowaliśmy w SaldeoSMART pierwsze takie spotkanie i jego efekty przerosły moje oczekiwania. 

    „Demokracja demokracją, ale ktoś musi podjąć ostateczną decyzję i wziąć za nią odpowiedzialność. To zazwyczaj leży w rękach właściciela czy zarządu firmy.”

    Na czym polega zgrupowanie strategiczne? To spotkanie wyjazdowe, na które zabiera się wszystkich liderów, tak aby każdy zespół czy dział w firmie miał swojego przedstawiciela. Co ważne – na zgrupowanie każdy przyjeżdża przygotowany. Jego celem bowiem nie jest chaotyczna burza mózgów przy kolacji, tylko solidna praca na konkretach.

    Zatem – przed wyjazdem każdy lider musiał odpowiedzieć na cztery pytania dotyczące mocnych i słabych stron firmy, szans i zagrożeń rynkowych. Pewnego rodzaju analiza SWOT. Na zgrupowanie strategiczne wybrałam z tych odpowiedzi cztery tematy – najczęściej się powtarzające, którymi będziemy się zajmować przez kolejny rok. Na miejscu podzieliliśmy się na cztery grupy, każda dostała jeden z tematów do opracowania oraz listę pytań, na które musiała odpowiedzieć. A później była ciężka, kilkugodzinna, zespołowa praca. Jej wyniki omawialiśmy wspólnie w kolejnej części spotkania. 

    Jakie są zalety takiego wyjazdu? Po pierwsze, zaczyna się prezentacją ogólną, dzięki której każdy poznaje big picture firmy, wprowadzający ludzi w temat. Każdy może zatem poznać coś więcej niż wyzwania własnego działu i lepiej zrozumieć, gdzie jesteśmy i dokąd dążymy. Po drugie, ludzie pracują w mieszanych zespołach, mogą zatem obejrzeć każdy problem z wielu różnych perspektyw. Po trzecie, liderzy się naprawdę bardzo angażują, a to, że pozostają przez dwa dni z dala od biura i innych obowiązków, pozwala im się w pełni skupić na zadaniu. 

    Po co to wszystko? To właśnie na podstawie tych warsztatów zbudowałam strategię na kolejny rok. Strategię, w którą ludzie wierzą i którą są gotowi realizować.

    Rola komunikacji

    W procesie budowania strategii, zwłaszcza takim, który angażuje innych ludzi, zawsze zaskakuje mnie to, jak ważna jest komunikacja. Właściwie kluczowa. Nie można zapominać, że choć posługujemy się zazwyczaj tym samym językiem, każdy inaczej odbiera i interpretuje słowa, które padają. Dlatego niezwykle ważna jest kontrola tego, jak ktoś zrozumiał to, co powiedziałam. Można to robić, na przykład prosząc kogoś, żeby powtórzył swoimi słowami to, co przed chwilą wybrzmiało. I uwierzcie mi lub nie, można się naprawdę zdziwić, jak zespół odbiera nasze słowa. Można też obserwować, jak pracownicy realizują powierzone im zadania. Jeśli efekt nas zaskakuje, warto zapytać, dlaczego robią coś tak, a nie inaczej. I w taki sposób także da się zweryfikować, jak ktoś zrozumiał to, co powiedzieliśmy. To bardzo ważny element pracy nad strategią firmy.

    „Do zbudowania świetnej strategii nie trzeba nie wiadomo jakich cudów technologii. Ważniejsze są pomysły, współpraca i konsekwencja.”

    Bez narzędzi ani rusz

    Przemyślenia, wizje, spotkania, dyskusje, warsztaty… To wylęgarnia pomysłów i idei. Ale na końcu trzeba to wszystko poukładać, spisać, nadać jakąś formę. Pomocne są w tym narzędzia. I może zdziwię tych, którzy po współzałożycielce firmy technologicznej spodziewają się przedstawienia listy innowacyjnych aplikacji do planowania.

    Otóż nie. Do układania strategii zasiadam z kartką, długopisem, kolorowymi tablicami i karteczkami samoprzylepnymi. I z Excelem. To moje ulubione narzędzie. Mam w nim utworzone swoje własne szablony, którymi później dzielę się z ludźmi. Są szablony do prowadzenia projektu, do ustalania priorytetów zadań, list ‘to do’ itd. Wszystko w jednym miejscu. W moim przypadku się to sprawdza. A poza tym dowodzi tego, że do zbudowania świetnej strategii nie trzeba nie wiadomo jakich cudów technologii. Ważniejsze są pomysły, współpraca i konsekwencja.

    Czy firma może funkcjonować bez strategii? Moim zdaniem nie. Ważne jednak jest to, żeby pieczołowicie przygotowany plan nie obrastał kurzem odłożony na półkę. Angażujmy zatem ludzi w jego tworzenie, przydzielajmy im terminy i komunikujmy się z nimi. Tylko wtedy praca, którą włożyliśmy w zbudowanie strategii na biznes, przyniesie oczekiwane owoce. Powodzenia!

    Dowiedz się więcej o SaldeoSMART
  • W 2024 roku świat biznesu i księgowych splecie się jeszcze bardziej

    W 2024 roku świat biznesu i księgowych splecie się jeszcze bardziej

    Po ostatnich burzliwych latach odpowiedź na pytanie o to, co przyniesie rok 2024, jest wyzwaniem karkołomnym. Niemniej podejmę się tego zadania, choć z zastrzeżeniem, że rzeczywistość zwykle przerasta nasze wyobrażenia. Co zatem nas – według ostrożnych szacunków – czeka? Sporo zmian w technologiach, biznesie i współpracy międzysektorowej. Innym słowem – będzie ciekawie!

    Zacznijmy od technologii, bo to w końcu obszar, w którym funkcjonuję na co dzień zawodowo i którym fascynuję się prywatnie. Nie będę zapewne oryginalny, gdy powiem, że sztuczna inteligencja ma szansę stać się game changerem. Co może ją powstrzymać? Na pewno zmiany w prawie, które przed nami. Już teraz przepisy są skomplikowane i niestety z roku na rok prace nad takimi przełomowymi technologiami są coraz trudniejsze. Nowe rozwiązania się jednak pojawiają i wkraczają coraz szerzej do naszego życia i biznesu. Ciekaw jestem, co nam przyniosą w 2024 roku.

    KSeF i kolejny poziom cyfryzacji przedsiębiorstw

    Nie ma wątpliwości, że niezależnie od rozwoju AI świat będzie się coraz bardziej digitalizował. I bardzo dobrze. Wszędzie tam, gdzie technologie mogą pomóc nam lepiej i szybciej pracować, automatyzować działania, wspierać w obowiązkach, powinniśmy je wdrażać.

    Cieszy mnie zatem to, że czeka nas obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. I choć w styczniu Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że nie stanie się to 1 lipca 2024, więcej – nie stanie się to w tym roku, wielu przedsiębiorców już rozpoczęło przygotowania do pracy z KSeF. Inne właśnie się za to zabierają. Kolejne zmiany terminów nie powinny zatrzymać tego procesu. Bo KSeF prędzej czy później stanie się obowiązkowy.

    I tak, wiem, że wielu przedsiębiorców wzdryga się na samą myśl, księgowi załamują ręce, ale w ostatecznym rozrachunku KSeF przyniesie nam wiele korzyści. Oczywiście są też minusy biznesowe – choćby centralizacja, którą wymusi KSeF, ale z punktu widzenia technologii wdrożenie tego systemu jest oczekiwanym i dobrym ruchem.

    Dlaczego? Bo usprawni naszą pracę. Konieczność przesyłania faktur do tego systemu sprawi, że przedsiębiorcy w końcu zaczną w większym stopniu rezygnować z papieru. Wprowadzą e-dokumenty, e-archiwa, cyfrowy obieg dokumentów. To wygoda, oszczędność i bezpieczeństwo.

    Naturalnie sam KSeF nie wystarczy do sprawnego operowania e-fakturami. Takie dokumenty też trzeba przesłać, zweryfikować, opłacić, zaksięgować. Konieczne stanie sią zatem wdrożenie także odpowiednich platform zintegrowanych z rządowym systemem i wspierających przedsiębiorców i pracę księgowych. Bez nich KSeF będzie zwyczajnie trudny do ogarnięcia. Co więcej, sam KSeF nie pozwoli na weryfikację tego, czy dana faktura została słusznie wystawiona. A to może rodzić problem fikcyjnych faktur wyłudzających pieniądze od przedsiębiorców. W systemie po prostu pojawią się dokumenty na dane konkretnej firmy i nie będzie ich można wycofać. Można je jednak wyłapać i sprawdzić, skąd się wzięły oraz zablokować płatność. Do tego jednak potrzebny jest odpowiedni mechanizm weryfikacyjny, którego KSeF nie posiada. Mogą go mieć zintegrowane z nim platformy. Z przyjemnością informuję, że ma go nasze SaldeoSMART. Zatem znów – wdrożenie dodatkowych narzędzi digitalizujących przedsiębiorstwa, stanie się niejako koniecznością.

    Przedsiębiorcy na piątym biegu

    I to, o czym piszę wyżej, przełoży się na życie przedsiębiorców w 2024 roku. Bo o ile księgowi w większości przypadków mieli już jakąś styczność z KSeF, o tyle dla właścicieli firm ten system wciąż jest enigmą. Zatem – przed nimi bardzo dużo pracy związanej z poznawaniem zasad działania KSeF, dostosowaniem swojego środowiska technologicznego oraz procesów księgowych do tych zasad i nowego systemu. 

    I choć to temat na przyszły rok, warto już dziś uświadomić sobie, jakie problemy może powodować KSeF na początku. Trzeba założyć, że w pierwszych miesiącach KSeF może nie działać poprawnie. Co tu ukrywać, system będzie musiał zmierzyć się z dużym ruchem płynącym od wszystkich przedsiębiorców. Spójrzmy na to w ten sposób: mamy dziś kilkanaście ogólnopolskich banków, które mają skomplikowane systemy do obsługi ogromnego ruchu – one są duże, skomplikowane w budowie i z ogromnym doświadczeniem historycznym, bezpieczne i wszechstronne, obejmują transakcje kartowe i przelewowe. Praktycznie za każdą z tych transakcji stoi dokument księgowy, który wpadnie do centralnego systemu KSeF. To jest niewiarygodna skala. Czy KSeF sobie z tym poradzi? Podziwiam optymizm tych, którzy twierdzą, że tak. Ja go nie podzielam. I niestety obawiam się przeciążeń i przestojów – przynajmniej na początku. A te przestoje będą wpływały na przedsiębiorców i ich księgowość. Trzeba się na to przygotować.

    Poznanie KSeF-U i przystosowanie firmy do pracy z nim to niejedyne wyzwanie dla przedsiębiorców. Działanie wielu z nich może determinować odmrożenie pieniędzy z KPO. Wpłynie ono na przykład na branżę przetargów publicznych. Na to też trzeba być gotowym.  

    Co więcej? Pewnie nie jest to kwestia 2024 roku, ale na horyzoncie pojawia się powoli otwarcie poziomu wynagrodzeń oraz skasowanie konstrukcji B2B. Choć nie jest to jeszcze palący temat, warto zacząć o nim myśleć, bo wejście takich zmian w życie będzie miało kolosalne konsekwencje dla pracodawców.

    Księgowość i biznes – bliżej niż kiedykolwiek

    Wszystkie te zmiany, o których wspominam, w sposób oczywisty dotkną także branżę księgową. Jej sytuacja już jest trudna. Jak bardzo – widać to choćby po liczbie osób uciekających z tego zawodu oraz firm, które zdecydowały się oddać księgowość specjalistycznym biurom rachunkowym.

    Czy będzie trudniejsza? Patrząc na ostatnie lata, muszę zaryzykować stwierdzenie, że raczej tak. Coraz bardziej skomplikowane przepisy, zmieniające sposoby rozliczenia podatków, prowadzenia ksiąg, rejestru VAT itd. To wszystko na pewno nie pomaga.

    Z drugiej strony jednak na rynku są takie rozwiązania jak SaldeoSMART, które ułatwiają te procesy i automatyzują pracę i przedsiębiorców, i księgowych. Czyli być może w efekcie jedno znosi drugie, a praca finalnie wymaga podobnej ilości czasu, ale automatyzacja, którą księgowi dostają, daje biurom rachunkowym możliwość obsługi większej liczby, a księgowym w firmach – czas na pochylenie się nad rozumieniem zmian w przepisach.

    Co może pomóc w tym niełatwym okresie, który przed nami? Na pewno ścisła współpraca między księgowymi a przedsiębiorcami. My bardzo gorąco zalecamy, zachęcamy i promujemy wciąganie klientów biur rachunkowych do procesu, ponieważ przedsiębiorcy mają wiedzę i potrzeby, które muszą przekazać księgowym, a i księgowi potrzebują wiedzy i informacji zwrotnej do klientów. Dzięki lepszemu zrozumieniu nawzajem swoich potrzeb oraz procesów zachodzących w księgowości obu stronom łatwiej będzie poradzić sobie z nadchodzącymi wyzwaniami.

    Tym bardziej że przecież proces księgowy bardzo zazębia się pomiędzy przedsiębiorcą a księgowym. Klient dostaje fakturę, weryfikuje ją z zamówieniem czy umową, akceptuje, opisuje, płaci za nią i kontroluje, co jest zapłacone. Jednocześnie księgowy potrzebuje tego opisu, akceptacji i informacji o płatnościach, by dokończyć procesowanie dokumentów. Kiedyś każda ze stron działała bardziej samodzielnie. Dziś, także dzięki technologiom, prace przedsiębiorców i księgowych bardzo się do siebie zbliżyły. To się jeszcze pogłębi od momentu, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. 

    Zatem – współpracujmy. Bo współdziałanie, dzielenie się wiedzą, doświadczeniami i dobrymi praktykami przyda się nam w 2024 r. Dzięki pomocy, zrozumieniu i otwartości łatwiej będzie nam poradzić sobie ze zmianami. Z KSeF-em, nowościami podatkowymi czy modyfikacjami przepisów. Choć wszystkim nam życzę zmian – zwłaszcza nieoczekiwanych – jak najmniej. Niech to będzie dobry, spokojny rok!

    Dowiedz się więcej o SaldeoSmart – https://www.saldeosmart.pl

  • KSeF okiem przedsiębiorcy. Kto zyska, kto straci?

    KSeF okiem przedsiębiorcy. Kto zyska, kto straci?

  • Nie ma odwrotu: jak cyfryzacja przekształca zarządzanie dokumentacją w budownictwie

    Nie ma odwrotu: jak cyfryzacja przekształca zarządzanie dokumentacją w budownictwie

    Początek tego roku był rewolucyjny dla procesów administracyjnych w branży budowlanej. 1 stycznia 2023 r. została uruchomiona oficjalna rządowa aplikacja c-KOB przeznaczona do elektronicznego prowadzenia książki obiektu budowlanego, a 27 stycznia oddano do użytkowania system EDB, czyli  dziennik budowy w wersji elektronicznej. Jednak Główny Urząd Nadzoru budowlanego nie spoczął jeszcze na laurach. Trwają właśnie intensywne prace nad cyfrowym Systemem Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie (SOPOT). To projekt, który ma wyznaczać nowy standard obsługi obywateli i pracy urzędników zaangażowanych w proces inwestycyjny. Czy to oznacza, że branża budowlana nie ucieknie od cyfryzacji?

    Coraz więcej firm budowlanych wykorzystuje cyfryzację

    Nie da się ukryć, że ostatnie lata nie były łatwe dla firm z branży budowlanej. Okres pandemii, następujący po nim nagły wzrost cen materiałów budowlanych i kosztów zatrudnienia przy jednoczesnym zmniejszeniu popytu na zakup mieszkań i lokali użytkowych spowodował wiele przykrych konsekwencji. Do najistotniejszych można zaliczyć opóźnienia w realizacji projektów i doprowadzenie niektórych inwestorów na skraj niewypłacalności.

    Przedsiębiorcy nauczeni doświadczeniem poprzednich lat starają się obecnie inwestować w optymalizację swojego biznesu i nie skupiać się wyłącznie na rozwoju jego skali. Stąd poszukiwanie oszczędności i podejmowanie decyzji o wdrożeniu automatyzacji procesów. Do takich zaliczyć można na przykład cyfrowy obieg dokumentów.

    Elektroniczny obieg dokumentów w branży budowlanej

    Zalety wykorzystania EOD w branży budowlanej są niemal nieograniczone. Dzięki niemu możliwe jest błyskawiczne wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, usprawnienie pracy sekretariatów, łatwy dostęp do firmowych dokumentów z każdego miejsca, intuicyjne katalogowanie e-archiwum, uproszczenie procesów akceptacji dokumentów, a także szybkie i proste przesyłanie dokumentacji między działami i oddziałami. We współczesnym budownictwie to zalety, które niosą za sobą szczególne korzyści.

    „Praca w branży budowlanej jest bardzo specyficzna. Zespoły działają zwykle w rozproszeniu, bardzo dużo robót odbywa się w terenie. Podstawą projektów są dokumenty, a także oficjalne pisma, pozwolenia, wnioski. Każda budowa wiąże się ze współpracą wielu różnych instytucji, w tym kontrolnych, które wymieniają między sobą przeróżne pliki. Z drugiej strony członkowie zespołów nieustająco się przemieszczają, rzadko przebywają w biurach. W takich warunkach niezwykle łatwo o zawieruszenie ważnej dokumentacji, która jest przecież niezbędna nie tylko w czasie budowy, ale także po jej zakończeniu.”

    Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART

    Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii budowlanych na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań – aplikacji i programów, które mają ułatwić realizację zadań związanych z administrowaniem skomplikowanymi projektami budowlanymi. Rozwiązania cyfrowe w branży budowlanej umożliwiają również pracę zdalną, zwiększają efektywność pracy i minimalizują ryzyko wystąpienia błędów. Elektroniczny obieg dokumentów jest także świetnym rozwiązaniem w zespołach międzynarodowych. Pozwala na szybkie przesyłanie kluczowej dokumentacji bez względu na odległość. To wszystko sprawia, że korzystanie z cyfrowych narzędzi jest kluczowe dla sukcesu projektów budowlanych i może znacząco wpłynąć na ich efektywność oraz ostateczny koszt.

    Jest problem? Znajdzie się (cyfrowe) rozwiązanie!

    Jednym z najczęstszych problemów administracyjnych w budownictwie jest zagubiona lub zniszczona dokumentacja. Jak się okazuje, nadal wiele firm polega na tradycyjnym przekazywaniu ważnych pism, faktur i innych dokumentów z ręki do ręki. I tak: zaopatrzeniowiec czeka na dokumenty od dostawcy, który dostarczając sprzęt przekazuje przy okazji dokumenty majstrowi, a ten zanosi je do biura. W biurze asystentka kładzie pismo na stercie innych dokumentów i w ferworze obowiązków zapomina o jego terminowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu lub po prostu o przekazaniu go dalej… Przy tylu pośrednikach łatwo o zniszczenie, zagubienie czy zapomnienie o dokumencie.

    „Nasza aplikacja SaldeoSMART jest coraz częściej wykorzystywana przez firmy z branży budowlanej. Możliwość sfotografowania telefonem ważnego dokumentu, wprowadzenia go bezpośrednio do aplikacji mobilnej i przekazania go drogą elektroniczną do wybranej osoby z obiegu usuwa problem zagubionej dokumentacji w firmie.”

    Krzysztof Wojtas

    Jednak cyfryzacja procesów w branży budowlanej nie ogranicza się jedynie do archiwizacji i przesyłania dokumentów. Nowoczesne aplikacje oferują wymierne korzyści dla pracowników na każdym szczeblu. Z automatyzacji skorzysta zarówno prezes firmy budowlanej, kierownik budowy, jak i asystent na recepcji w centrali przedsiębiorstwa.

    „Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów kadra wyższego szczebla może w łatwiejszy sposób kontrolować przebieg prac na poszczególnych budowach, monitorować rozmowy z inwestorami w zakresie prowadzonych prac,  ustalać budżet i przydzielanie pracy poszczególnym zespołom. Z takiej technologii skorzystają również asystentki i księgowe, które mogą liczyć na przykład na szybsze wprowadzanie faktur i innych ważnych dokumentów do bazy firmy, a także zatrudnieni przy inwestycji specjaliści. Dla kierownika budowy możliwość swobodnego wglądu do faktur i zamówień może być szczególnie pomocna przy kontrolowaniu budżetu i nadzorowaniu przebiegu prac. Jak widać, możliwości są niemal nieograniczone, a im dalej zagłębiamy się w korzyści związane z elektronicznym obiegiem dokumentów, tym więcej ich się pojawia.”

    Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART

    Elektroniczny obieg dokumentów pozwala pracować w zespołach rozproszonych w wielu oddziałach, w modelu pracy zdalnej czy też terenowej. Dzięki niemu każdy może mieć wygodny i bezpośrednio dostęp do niezbędnych dokumentów w każdej chwili.

    W branży budowlanej już od kilku lat stopniowo zachodzi transformacja cyfrowa. Wspierają ją przepisy prawne, które przyspieszają wprowadzanie usprawnień. Pojawiają się kolejne narzędzia cyfrowe, ostatnio c-KOB i EDB, opracowane przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB). Zaplanowane zmiany zostały podzielone na trzy etapy: e-Budownictwo, cyfryzację rejestrów budowlanych i cyfryzację urzędów włączonych w proces inwestycyjny. Mają one zyskać dostęp do nowoczesnej e-platformy wymiany danych branżowych. Co to da? Między innymi możliwości składania wniosków online, a także prowadzenia elektronicznego dziennika budowy.

    Branża budowlana nie ucieknie więc od cyfryzacji. Ważne jest jednak to, by proces ten przeprowadzić także wewnątrz firm. Im szybciej przedsiębiorstwa zdecydują się na elektroniczne tworzenie, procesowanie i archiwizowanie dokumentów, tym łatwiej odnajdą się w nowej rzeczywistości. I tym prędzej zaczną korzystać z benefitów, które oferują nowoczesne narzędzia.

  • Cyfryzacja księgowości – w jaki sposób stała się faktem?

    Cyfryzacja księgowości – w jaki sposób stała się faktem?

    O 127% wzrosła liczba odczytywanych dokumentów, o 79% liczba wystawianych faktur sprzedaży, a o 118% liczba pobrań aplikacji mobilnej, wynika z danych porównawczych SaldeoSMART, biorących pod uwagę luty 2020 roku i maj 2022. Pandemia stanowczo przyspieszyła cyfryzację biur księgowych i rachunkowych. Wprowadzaniu nowych technologii sprzyjają też ciągłe zmiany w przepisach.

    BrainSHARE IT, producent platformy wspierającej pracę księgowych – SaldeoSMART, porównał sposób korzystania z oferowanego przez siebie narzędzia przed i po pandemii. Wyniki przedstawił podczas VI Konferencji Sieci Partnerskiej SaldeoSMART, która odbyła się na początku czerwca.

    – W czasie pandemii zauważyliśmy wyraźny wzrost wykorzystania naszego rozwiązania i jego funkcjonalności. Szczególnym zainteresowaniem cieszyły się narzędzia wspierające zdalną komunikację z kontrahentami i organizację pracy biur księgowych oraz oczywiście e-archiwa dokumentów, do których każdy może mieć dostęp z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Przybyło nam również sporo nowych klientów, dziś mamy ich w sumie 5000, co tylko potwierdza, że biura, które do tej pory niechętnie podchodziły do nowinek technologicznych, w ostatnich dwóch latach doceniły innowacje usprawniające ich pracę – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT.

    Na ten wzrost zainteresowania mają wpływ także ciągłe zmiany w przepisach. Polski Ład, modyfikacje podatkowe czy Krajowy System e-Faktur sprawiają, że księgowi coraz chętniej sięgają po systemy, które pomagają im nadążyć za wprowadzanymi modyfikacjami.

    – Księgowi i dostawcy technologii wspólnie stawiają dziś czoła nowym przepisom. My jako producent systemu nieustająco rozmawiamy z naszymi użytkownikami, pytamy, czego potrzebują i jakich funkcjonalności oczekują. Wiemy, jak ciężka jest dziś praca biur księgowych i rachunkowych. Wiemy też, że bez odpowiednich technologii nie można już działać w tej branży. Zwłaszcza że czekamy na wejście w życie KSeF – dodaje Krzysztof Wojtas.

    I to właśnie KSeF budził najwięcej wątpliwości i najczęściej pojawiał się w pytaniach uczestników konferencji SaldeoSMART. Partnerzy chcieli wiedzieć, na czym polegają nowe przepisy, jak będzie wyglądać proces wystawiania faktur i czy system, który oferują swoim klientom, jest gotowy na te zmiany.

    – SaldeoSMART jest zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur. Nowa funkcjonalność została udostępniona testowo 200 klientom w maju. I choć – jak wiemy od niedawna – wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF zostało odroczone w czasie, zachęcamy naszych klientów do korzystania z nowej funkcjonalności. Warto wykorzystać ten dodatkowy czas na naukę i poznawanie nowych przepisów. Żeby ułatwić ten proces, przygotowaliśmy e-booki, artykuły i webinaria, z których można czerpać wiedzę na temat KSeF – dodaje Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i dyrektor strategiczny w SaldeoSMART.

    Spotkanie ekspertów

    W VI Konferencji Sieci Partnerskiej SaldeoSMART wzięło udział prawie 100 osób z 35 firm partnerskich. Zarząd SaldeoSMART przedstawił w liczbach ostatnie dwa lata funkcjonowania firmy, a także zaprezentował plany i cele na najbliższe lata. Uczestnicy poznali najważniejsze aspekty rozwoju produktu i obsługi klienta oraz plany dotyczące współpracy z partnerami. Nie zabrakło również wykładu-szkolenia na tematy związane z obsługą handlową i radzeniem sobie z różnymi typami klientów.

    Ważnym punktem wydarzenia były codzienne sesje pytań i odpowiedzi (Q&A), podczas których pomysły i pytania uczestników były weryfikowane z ekspertami SaldeoSMART. Firma wręczyła również nagrody dla najlepszych partnerów 2021 r., które trafiły do: Make It Mine Sp. z o.o. Sp. K.; CI-COMPUTER Instal Sp. z o.o.; Best-IT Sp. z o.o.; Aidem Art Sp. z o.o. oraz AURA Technologies Sp. z o.o.

    – Mamy świadomość tego, że dla wielu firm partnerskich to była pierwsza okazja do spotkania offline od czasu rozpoczęcia pandemii. Wyczuwaliśmy w czasie konferencji potrzebę bezpośredniej interakcji i budowania nowych relacji biznesowych. Cieszymy się, że udało nam się spotkać. Kolejna taka okazja już za rok – podsumowuje Edyta Wojtas.

  • SaldeoSMART wprowadził zmiany w oprogramowaniu. Na razie testuje je 200 klientów

    SaldeoSMART wprowadził zmiany w oprogramowaniu. Na razie testuje je 200 klientów

    Producenci SaldeoSMART, programu wspierającego pracę księgowych i biur rachunkowych, zintegrowali już swoje rozwiązanie z Krajowym Systemem e-Faktur. Nowa funkcjonalność została 24 maja udostępniona testowo 200 klientom. Niebawem będą z niej mogli korzystać wszyscy użytkownicy systemu.

    Polska jest czwartym z krajów Unii Europejskiej, które zdecydowały się na wprowadzenie elektronicznego systemu e-Faktur, który ma uprościć i utransparentnić faktury ustrukturyzowane. Według założeń mają z niego korzystać czynni płatnicy VAT, osoby prowadzące działalność i zwolnione z podatku VAT oraz podatnicy OSS posiadający polski NIP. Na razie wystawianie faktur w KSeF jest dobrowolne, jednak w 2023 r. stanie się obowiązkiem.

    Sam system wystawiania e-Faktur działa bezpośrednio na platformie Ministerstwa Finansów. Od strony technicznej faktury ustrukturyzowane, czyli takie, które można wystawić za pośrednictwem KSeF, mają format xml.

    – Od razu chciałbym uspokoić wszystkich księgowych i pracowników biur rachunkowych, którzy korzystają dziś z niezależnych programów księgowych. Zmiany w przepisach nie oznaczają, że od 2023 roku będą musieli używać w pracy innego, nieznanego im narzędzia, czyli rozwiązania przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Producenci najpopularniejszych aplikacji księgowych już od dłuższego czasu przygotowywali się do integracji z systemem KSeF. W SaldeoSMART prace nad integracją z rozwiązaniem Ministerstwa trwały od momentu ogłoszenia informacji o KSeF, a rozwijane były w miarę udostępniania API. Dzięki czemu dziś migracja faktur z naszego programu do bazy Ministerstwa Finansów jest gotowa i dopracowana, odbywa się automatycznie i nie wymaga od księgowych dodatkowych czynności – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

    Z nowej funkcjonalności przygotowanej w ramach SaldeoSMART korzysta dziś testowo 200 firm i biur rachunkowych. Producent aktualnie gromadzi i analizuje opinie oraz zachowania użytkowników. Dzięki temu będzie mógł dokonać ewentualnych ulepszeń i już wkrótce udostępnić tę funkcjonalność wszystkim klientom.

    – SaldeoSMART to jedna z pierwszych platform wspierających księgowych, która daje użytkownikom możliwość wystawiania faktur i wysyłania ich do KSeF. Na razie obserwujemy, jak działają w tym obszarze nasi klienci. Widzimy, że jeszcze boją się korzystać z tej funkcji, bo faktur wysłanych do KSeF nie da się już modyfikować. Oczywiście można wystawić fakturę korygującą, ale opcja edycji samej faktury – zgodnie z wymaganiami ustawy – jest już w takiej sytuacji zablokowana – wyjaśnia Krzysztof Wojtas. – Żeby ułatwić naszym użytkownikom zrozumienie zmian, prowadzimy szkolenia i przygotowujemy materiały wyjaśniające, na czym polega KSeF. Dzięki temu wszyscy będziemy w pełni gotowi do działania w nowej rzeczywistości w momencie, w którym korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe.

    A to wydarzy się w 2023 roku. Dokładna data nie jest jeszcze znana. Najprawdopodobniej wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkiem przedsiębiorców w drugim kwartale przyszłego roku.

  • Nowy Polski Ład, nowe problemy. Jak poradzić sobie z nieustającymi zmianami w podatkach?

    Nowy Polski Ład, nowe problemy. Jak poradzić sobie z nieustającymi zmianami w podatkach?

    Polski Ład przechodzi właśnie oczekiwaną przez społeczeństwo reformę. Szacuje się, że poprawki do programu będą kosztować ponad 3 procent zakładanych wpływów do budżetu państwa. Według rządu zmiany będą korzystne, a w najgorszym wypadku neutralne dla podatników. Kto na nich zarobi, a kto straci?

    Zmiany po zmianach

    Zakładano, że Polski Ład będzie reformą przynoszącą korzyści. Nie trzeba było długo czekać, by jego wprowadzenie spotkało się z głosami sprzeciwu i niezadowolenia. Jako pierwsi negatywnych skutków Polskiego Ładu na własnej skórze doświadczyli etatowcy. Program obniżył pensję wielu z nich. Szalę goryczy przelało uzależnienie wysokości składki ZUS od dochodów, galopująca, rekordowo wysoko inflacja, drastyczny wzrost rat kredytów i rosnące koszty paliwa, co ma przełożenie na niemal każdą gałąź przemysłu.

    Aby uniknąć poważnego kryzysu, rząd podjął decyzję o wprowadzeniu kilku zmian podatkowych, które miały złagodzić napiętą sytuację ekonomiczną i zamortyzować negatywne skutki programu.

    – Jeśli nic nie stanie na przeszkodzie, nowe rozwiązania wejdą w życie 1 lipca 2022 roku. Do najważniejszych zmian zaliczyć można zniesienie ulgi dla klasy średniej, obniżenie stawki PIT z 17 do 12% podatnikom, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, a także włączenie składki zdrowotnej do podstawy opodatkowania. To ostatnie sprawi, że właściciele firm na podatku liniowym, karcie podatkowej lub ryczałcie będą mogli odliczyć składkę od dochodu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

    Podatników czeka również szereg innych modyfikacji:

    • przywrócenie możliwości wspólnego rozliczania z dzieckiem przez samotnych rodziców,
    • benefity w postaci zmniejszenia zaliczek na PIT  dla zatrudnionych w kilku miejscach,
    • likwidacja abolicji podatkowej,
    • pozostawienie tzw. ulgi na zabytki,
    • zmiana terminu możliwości korzystania z kwoty wolnej przy zaliczkach u maksymalnie trzech płatników (na 1 stycznia 2023 roku).

    Szacunkowy koszt reformy Polskiego Ładu wyniesie około 15 mld złotych i ma być rozłożony na 2022 i 2023 rok.

    Czy zmiana sposobu opodatkowania pomoże?

    Jeszcze do niedawna część przedsiębiorców masowo zmieniała sposób rozliczania się na ryczałt, który w związku z wprowadzeniem Polskiego Ładu miał być rozwiązaniem redukującym koszty związane z reformą. Po zmianach ryczałt nadal będzie opłacalny, ale tylko dla tych, którzy rozliczają go według niższej niż 12 proc. stawki i nie mają wysokich kosztów prowadzenia działalności.

    W związku z tym, że nadchodząca zmiana Polskiego Ładu ma obniżyć stawkę PIT z 17 proc. do 12 proc., przejście na skalę podatkową może okazać się jednak atrakcyjniejsze dla ryczałtowców i osób na liniówce.

    Z kolei jedną z zalet skali podatkowej, która po wprowadzeniu zmian w Polskim Ładzie może okazać się lepsza, jest możliwość wspólnego rozliczania się nie tylko z małżonkiem, ale również z dzieckiem (jeśli jest się samotnym rodzicem).

    Podatek to nie wszystko

    Rozsądne może być również zwrócenie uwagi na wysokość składki zdrowotnej, która po modyfikacji będzie odliczana od podatku (w całości lub w części) w zależności od tego, którą formę opodatkowania się wybierze. Warto oszacować, czy pozostanie na ryczałcie lub podatku liniowym, które zakładają taką możliwość, nie okaże się bardziej rentowne niż rozliczanie się na podatku ogólnym i płacenie stałej, 9-proc. składki uzależnionej od dochodów przy równoczesnym obniżeniu stawki PIT z 17 proc. do 12 poc.

    Biznes pełen dylematów

    Minister Finansów ogłosił możliwość zmiany wybranej formy opodatkowania – za cały rok (w przypadku podatku liniowego) i za rok lub pół roku (w przypadku ryczałtowców).

    – Teraz każdy przedsiębiorca będzie rozważał, czy taka zmiana mu się opłaca. Kluczowe mogą być nie tylko stawki podatkowe i kwota wolna od opodatkowania, lecz także zasady rozliczania składek zdrowotnych. Po korekcie Polskiego Ładu będą one korzystniejsze u ryczałtowców, którzy płacą składki zryczałtowane, i liniowców, którzy płacą je w wysokości 4,9 proc., a nie 9 proc. dochodu – jak podatnicy rozliczający się według skali PIT – mówi Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

    Jednym z argumentów, które mogą sprawić, że ryczałt nadal będzie bardziej atrakcyjny, jest zapowiadana możliwość odliczenia od przychodu połowy zapłaconej składki zdrowotnej. Według obietnic rządu ryczałtowcy będą mogli odliczyć skumulowane składki zdrowotne już w lipcu, zaraz po wejściu zmian, przez co zmniejszą bieżący podatek nawet do zera (przy wysokich potrąceniach).

    Czy komuś przestanie opłacać się ryczałt? Korzyści z niego przestaną dostrzegać przedsiębiorcy, którzy rozliczają go według stawki wyższej niż 12 proc. Ryczałtowcy, którzy zarabiają więcej, muszą wziąć pod uwagę, że w ich sytuacji podatek zawsze będzie wynosił 19 proc.

    Chociaż w kuluarach mówi się, że Nowy Polski Ład ma być reformą na lata, doradcy podatkowi pracują w pocie czoła nad nowymi, korzystnymi rozwiązaniami dla swoich klientów. Przed podjęciem decyzji o zmianie sposobu opodatkowania, która jest w zasadzie jedynym sposobem na amortyzację skutków rządowej reformy podatkowej, warto jednak dokładnie się zastanowić – zmiana, chociaż możliwa, ma wymiar długoterminowy.

  • Mały krok dla człowieka i wielki dla ludzkości, czyli księgowy niczym Armstrong na księżycu

    Software as a Service to dziś już dobrze znane pojęcie. Mało kto jednak wie, że niemały udział w popularyzacji modelu SaaS w przedsiębiorstwach mają działy księgowe. To właśnie w nich najwcześniej pojawiają się rozwiązania chmurowe, które z czasem sukcesywnie wdrażane są w innych obszarach firmy. Dlaczego tak się dzieje?

    Cyfryzacja w branży księgowej jest już w zasadzie normą. Dostęp do danych finansowych z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem stanowczo ułatwia pracę działów księgowych, biur rachunkowych i zapewnia wygodę przedsiębiorców.  Standardem staje się też wprowadzanie integracji nowych aplikacji do zarządzania firmą z platformami księgowymi.

    – Jedna mała zmiana pociąga za sobą lawinę kolejnych, przenosząc jakość wszystkich procesów biznesowych na nowy, lepszy poziom. To czyni z księgowych faktycznych prekursorów migracji całego oprogramowania firmy do modelu SaaS – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

    Co to jest SaaS?

    Prototyp współczesnego, zaawansowanego modelu SaaS pojawił się już w latach 60. XX wieku. Był to okres komercjalizacji komputerów, popularyzacji sieci WWW, ale równocześnie rozwój branży dostawców szeroko pojętych usług IT. Już w tym czasie zauważono rewolucyjne możliwości nowoczesnych programów komputerowych. Prawdopodobnie jednak nikt się nie spodziewał, jak daleko zaprowadzi nas technologia.

    SaaS – Software as a Service, czyli w bezpośrednim tłumaczeniu – oprogramowanie jako usługa, nie jest obecnie nowinką, ale standardem wykorzystywanym w większości branż i to niemal we wszystkich procesach. Model ten umożliwia korzystanie z aplikacji i zasobów w wygodny sposób, zwykle na zasadzie „pay-as-you-go”. To na dostawcy aplikacji spoczywa obowiązek aktualizowania, zabezpieczania i rozwiązywania problemów systemowych – nie na użytkowniku programu. Chociaż aplikacje chmurowe są powszechnie używane w wielu działach firmy, to zwykle właśnie od księgowości rozpoczyna się zmiana modelu korzystania z oprogramowania. Dlaczego?

    Zalety księgowości w chmurze

    Według portalu Accounting Today, do 2026 roku światowy rynek oprogramowania księgowego będzie miał wartość – bagatela – 11,8 mld USD! Księgowanie w chmurze i elastyczne oprogramowanie SaaS oferują pełny dostęp do danych księgowych, finansowych i innych z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Oznacza to, że wiele firm wybiera aplikacje w chmurze również z powodu delegowania zadań pracownikom wykonującym obowiązki w formie zdalnej. Kolejnym z powodów, dla których takie rozwiązania cieszą się popularnością, jest również realna oszczędność wynikająca z braku konieczności zakupu oprogramowania i redukcja dalszych kosztów związanych z jego szeroko pojętą konserwacją (aktualizacją, instalacją, rozwiązywaniem problemów systemowych).

    – W przypadku tworzenia aplikacji księgowych w chmurze to potrzeba wyprzedziła technologię. W SaldeoSMART odpowiedzieliśmy na nią, łącząc odpowiednie narzędzia i dostosowując je do oczekiwań branży. Zagospodarowaliśmy lukę rynkową i wykorzystaliśmy technologię,  która od razu daje przewagę w realizacji wielu czasochłonnych i skomplikowanych procesów. Z czego mogą dziś korzystać księgowi? Między innymi z automatyzacji procesu digitalizacji, przetwarzania dokumentów i procesów półautomatycznych samego księgowania. Technologie stają się coraz bardziej rozwinięte i dają ogrom możliwości – tłumaczy Krzysztof Wojtas.

    Mały krok dla księgowości, wielki krok dla wszystkich branż?

    Branża księgowa stała się pionierem w testowaniu i wdrażaniu w życie nowoczesnych aplikacji opartych na modelu SaaS. To właśnie księgowi – niczym Armstrong na księżycu – zrobili słynny „mały krok dla człowieka i wielki dla ludzkości”.

    Skąd taka rola branży w upowszechnieniu SaaS? Kluczem jest specyfika pracy księgowego, otaczającego się ogromną ilością dokumentów. Digitalizacja pozwala przenieść je do chmury i zmniejszyć koszty związane z ich archiwizacją i zgodną z zasadami bezpieczeństwa utylizacją. Nic więc dziwnego, że to właśnie księgowym od początku najbardziej zależało na wprowadzeniu technologii ułatwiających ich pracę i na automatyzacji działań. Model SaaS umożliwił adaptację takich rozwiązań, których nie trzeba było już instalować, aktualizować i serwisować, nawet w małych firmach, a także na dowolnej liczbie komputerów. Zostały bardzo dobrze przyjęte, więc z czasem zaczęto wykorzystywać możliwości chmury również w innych działach firmy – z sukcesami!

    Stały dostęp do gromadzonych w chmurze dokumentów, a także aplikacje, z których można korzystać z niemal każdego urządzenia, bez względu na miejsce, jest tym, co w czasach pracy zdalnej, dodatkowo wpływa na rozpowszechnianie modelu SaaS.

    Przyszłość należy do chmury

    W Polsce rośnie zapotrzebowanie na profesjonalne biura księgowe, pojawia się zatem coraz więcej firm oferujących usługi z branży finansów i rachunkowości. Takie przedsiębiorstwa nie zaczynają już od oprogramowania instalowanego na komputerach, ale od razu wchodzą do chmury. To zapewnia im oszczędności, wysoką skalowalność oraz szybkie wdrożenie aplikacji potrzebnych do pracy. A to podstawa w biznesie.

    Według raportu Deloitte i ICAN Institute „Chmura publiczna w Polsce”, nawet 82% ankietowanych potwierdziło, że migracja oprogramowania do chmury wpłynęła realnie na elastyczność i skalowalność infrastruktury IT (68% badanych), ale również na oszczędności kosztów (niemal 50% ankietowanych) oraz uproszczenie zarządzania (50%).

    Co więcej, w najbliższych latach aż 59 proc. dużych firm zamierza przenieść do chmury systemy finansowo-księgowe, co przełoży się nie tylko na wydajniejszą i szybszą pracę, ale też na zmniejszenie liczby błędów w rozliczeniach.

    Przejście do chmury jest nieuniknione i czeka wszystkie przedsiębiorstwa, nawet te najbardziej przywiązane do dotychczasowego oprogramowania. Przez najbliższe lata „oporni zmianom” mogą jednak spać spokojnie. Rozwiązania desktopowe nie znikają z rynku, niemniej wszystko wskazuje na to, że aplikacje SaaS sukcesywnie, małymi krokami zastąpią stacjonarne programy.

  • Czy księgowi muszą bać się robotyzacji?

    Czy księgowi muszą bać się robotyzacji?

    Zawód księgowego jest jednym z tych, które najszybciej zostaną zastąpione przez komputery i smartaplikacje. Tak wynika z badań Deloitte. Czy zatem księgowi powinni obawiać się robotyzacji? A może doświadczenie i pożądana w tej branży kreatywność pozwolą na osiągnięcie synergii i na udaną kooperację pomiędzy człowiekiem a maszyną?

    Ten drugi pogląd podziela między innymi dr hab. Stanisław Hońko z Uniwersytetu Szczecińskiego. Podczas konferencji “Elektroniczne sprawozdania w rachunkowości”, zorganizowanej przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, stwierdził, że jeszcze przez co najmniej 20 lat osoby zajmujące się księgowością i rachunkowością nie będą musiały martwić się o swój zawód.

    Z drugiej jednak strony nowoczesne technologie już dziś realnie wpływają na komfort życia i pracy. Automatyzacja niektórych procesów w branży księgowej ma przede wszystkim zredukować ryzyko tzw. ludzkiego błędu – pomyłki, którą może popełnić nawet najbardziej uważny i doświadczony księgowy, a czego z pewnością nie zrobi komputer.

    Na branżowym rynku coraz popularniejsze stają się nowoczesne aplikacje, które mogą odciążyć księgowych w żmudnych, powtarzalnych procesach, takich jak np. przenoszenie danych z faktur do systemu, wykonywanie obszernych obliczeń, przesyłanie danych między bazami itp. Co ważne – opisywane programy są coraz bardziej samodzielne w działaniach i znacznie redukują zakres obowiązków osób pracujących w biurach rachunkowych.

    Czy to jednak oznacza, że księgowi mają się bać, że stracą pracę?

    I tak, i nie. Przyszłość wielu branż będzie opierała się na kooperacji człowieka i maszyny oraz świata realnego i wirtualnego. Ba! Połączenie obu tych płaszczyzn będzie kluczowe dla rozwoju gospodarki. Poprawi jakość pracy, zwiększy jej efektywność i zmniejszy ryzyko błędu ludzkiego. Z raportu Deloitte “Future smart: Why robotics changes everything” wynika, że najbardziej zagrożeni zastąpieniem przez komputery i smartaplikacje są administratorzy finansowi i osoby pracujące w księgowości.

    – Badania przeprowadzonych przez portal willrobotstakemyjob.com nie pozostawiają złudzeń. Szanse na to, że zawód księgowego zostanie w pełni zautomatyzowany w ciągu najbliższych dwóch dekad, wynoszą aż 65%. Chociaż taki wynik może przestraszyć pracujących w branży, warto pamiętać, że nie wszystkie zadania księgowych mogą być zautomatyzowane. Jestem daleki od jednoznacznego stwierdzenia, że robotyzacja sektora księgowego i finansowego ograniczy udział człowieka jedynie do zarządzania systemami. Do powtarzalnych, żmudnych i typowo obliczeniowych czynności warto jednak wykorzystać nowoczesne narzędzia. Uważam, że księgowi mogą współpracować z nimi w synergii – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

    Nowoczesne technologie w finansach i księgowości

    Zastanawiając się nad tym, jak dalece robotyzacja może wpłynąć na pracę księgowego, warto w pierwszej kolejności poznać technologie, które teoretycznie mogłyby „zaszkodzić” branży.

    RPA (Robotic Proces Automation) – to jedna z lepiej poznanych i częściej wykorzystywanych nowoczesnych technologii. Dzięki niej można zautomatyzować wiele powtarzalnych procesów. Smartprogramy wykorzystujące RPA naśladują pracę człowieka – wprowadzają dane, przepisują informacje z faktur do systemu, importują dane z bazy do bazy (np. z systemów bankowych do programów księgowych).

    AI (Artificial Intelligence) – AI jest technologią bardziej zaawansowaną. To ona sprawia, że pracownicy zajmujący się księgowością obawiają się o swoją przyszłość. AI, czyli sztuczna inteligencja, ma za zadanie naśladować i stymulować zachowania człowieka. Algorytmy tej technologii pozwalają systemom podejmować samodzielne, arbitralne decyzje i… uczyć się na błędach! Dla przykładu – ze sztuczną inteligencją ma do czynienia niemal każdy użytkownik aplikacji bankowych, w których każda płatność kartą za zakupy jest przypisywana do danej kategorii (rozrywka, jedzenie, rachunki i opłaty itp.).

    ML (Machine Learning) – to następna z bardziej zaawansowanych technologii, których celem jest odwzorowywanie zachowań człowieka. Polega ona na zbieraniu doświadczeń na podstawie weryfikacji danych  z algorytmów i obliczeń. W przypadku księgowości uczenie maszynowe może np. usprawnić windykację. Ba! System sprawdzi również, która z metod egzekwowania płatności jest najskuteczniejsza u wybranego klienta.

    NLP (Natural language processing) – ostatnio głośno jest na temat automatu dzwoniącego do osób potencjalnie zainteresowanych fotowoltaiką. Chociaż nasz odbiór rozmów prowadzonych przez komputer może być różny (nie zawsze pozytywny), taki system wykorzystuje technologię NLP. Opiera się ona na analizie naturalnego języka i kreuje odpowiednie odpowiedzi. W księgowości NLP może być wykorzystywane np. do windykacji telefonicznej.

    Czy znając już nowoczesne technologie, które – co warto dodać – bardzo szybko ewoluują, można jednoznacznie stwierdzić, że księgowi nie powinni czuć zagrożenia ze strony robotyzacji? Jak będzie wyglądała ich przyszłość?

    Interelektronika jeszcze nie teraz

    Z badania ACCA “Future ready: accountancy careers in the 2020s” wynika, że księgowość przyszłości będzie nadal potrzebowała ludzi, nie samych maszyn. Stanie się ona zawodem koncentrującym się na skutecznym zarządzaniu i przetwarzaniu danych księgowych, kontroli nad bezpieczeństwem i zgodnością systemów, a także wykorzystywaniem inteligentnych programów do rozwoju przedsiębiorstwa. Robotyzacja nie sprawi więc, że nad zawodem księgowego zawisną czarne chmury. Z pewnością jednak zmieni się jego specyfikacja: praca w księgowości stanie się bardziej różnorodna. Osoby zatrudnione w branży będą bardziej wyspecjalizowane, a ich zajęcia będą powiązane przede wszystkim z obsługą i nadzorem nad nowoczesnymi aplikacjami księgowymi.

    Czy zatem Interelektronika zaprezentowana w książce Stanisława Lema „Summa technologiae” stanie się rzeczywistością? Możemy być pewni, że tę coraz bardziej realną, ale nadal – fikcję literacką – zweryfikują najbliższe dekady.

  • Polski Ład. Nowa rzeczywistość czy nowy chaos?

    Polski Ład. Nowa rzeczywistość czy nowy chaos?

    Nadszedł 2022 rok, a wraz z nim zapowiadane hucznie zmiany w podatkach, czyli Polski Ład. Jeszcze zanim zaczął obowiązywać, wzbudził mnóstwo kontrowersji. I wszystko wskazuje na to, że to się nie zmieni w najbliższych miesiącach. Przedsiębiorców i księgowych czekają zmiany, których się nie spodziewali, choć próbowali się do nich dostosować. Zmiany formalne, technologiczne i organizacyjne.

    Zacznę od tego, że chaos i niepewność, którą wciąż odczuwają właściciele firm oraz pracownicy działów księgowych, nie wynika z ich nieprzygotowania do Polskiego Ładu. Bo przygotowali się najlepiej, jak mogli. Niestety, w wielu przypadkach mieli związane ręce. Ich działania blokowane były przez wciąż zmieniający się ostateczny kształt ustawy (Polski Ład był nowelizowany trzykrotnie przed wejściem w życie) oraz brak czasu na wprowadzenie odpowiednich modyfikacji. Co zmienili lub zmienią w najbliższym czasie i jak wpłynie to na funkcjonowanie firm w 2022 roku?

    Przetasowania w formach zatrudnienia

    Dla mnie jako przedsiębiorcy i osoby zarządzającej firmą tworzącą oprogramowanie dla księgowych – najbardziej zauważalne jest to, że Polski Ład wprowadził i wprowadzi sporo zmian w formach zatrudnienia. Widzę to i wśród własnych pracowników, i wśród klientów korzystających na co dzień z naszego SaldeoSMART w sektorze B2B. Najważniejsze zmiany? Przechodzenie na własną działalność i powstawanie nowych spółek.
    Czy to ma sens? Oczywiście wyliczenia dotyczące tego, co nam się bardziej opłaca, często popychają nas do tego typu kroków. Ja patrzę na tę zmianę raczej sceptycznie – to nic innego jak sztuczne regulowanie rzeczywistości.

    Według mnie to po prostu przesypywanie pieniędzy między grupami i nierówne traktowanie ludzi, przede wszystkim tych na umowie o pracę. Niektórzy z nich mogą skorzystać z ulgi dla klasy średniej, inni są pozbawieni takiej możliwości. Polski Ład wprowadził niejednolity i skomplikowany model ulg oraz nowych obciążeń finansowych. Nic dziwnego, że pracownicy i przedsiębiorcy szukają najlepszych dla siebie rozwiązań, które sprawią, że stracą na zmianach podatkowych jak najmniej. Efekty takich posunięć będą raczej wątpliwe, ale są już dziś zauważalne na przykład w trendzie przesuwania pracowników etatowych w model B2B.

    Nauka i problemy interpretacyjne

    Oczywiście działania firm wynikające z wprowadzenia Polskiego Ładu nie pozostają bez wpływu na pracę działów księgowych i biur rachunkowych, a także na funkcjonowanie programów wspierających ich pracę. Zmiany w przepisach to przede wszystkim ogromne wyzwania księgowych i producentów technologii, zwłaszcza że są wprowadzane szybko i mamy naprawdę mało czasu na interpretację przepisów i dostosowanie się do nich.
    Pracownicy działów księgowych i specjaliści podatkowi mają od miesięcy pełne ręce roboty. Ja osobiście dostałem od swojego księgowego kilka maili w sprawie zmian, które wprowadzi Polski Ład, bo co kilka tygodni pojawiały się nowe problemy i ich interpretacje. W moim przekonaniu to się nie zmieni w tym roku. Działy księgowe czeka ogrom pracy, nauki i prób zrozumienia nowych przepisów.

    Czy technologie im w tym pomogą? Oczywiście priorytetem jest wdrażanie nowych funkcji w programach jak najszybciej. Często jednak nie jest to możliwe, zwłaszcza że zmiany są wprowadzane i wycofywane. Już dziś wiadomo, że część programów funkcjonujących w biurach rachunkowych i firmach prawdopodobnie zostanie zastąpiona przez inne. Ucierpią rozwiązania, których producenci musieliby wprowadzić zbyt dużo zmian, by nadążyły za rzeczywistością. Wygrają natomiast te, które są aktualizowane i dostosowywane do przepisów na bieżąco.

    Doradztwo – dominująca funkcja firm i księgowych

    Cała ta skomplikowana sytuacja sprawia, że zmienia się też funkcja firmy w stosunku do pracownika. Przedsiębiorstwo, a zazwyczaj jego dział kadrowy, staje się doradcą zatrudnionego, który jest zagubiony w gąszczu nowych przepisów i nie potrafi samodzielnie zdecydować, jakie rozwiązanie będzie dla niego najlepsze. Co bardziej mu się opłaca? Etat, B2B, ulga dla średnio zarabiających? Czy ma podpisywać rezygnację z ulgi czy nie? To księgowi zatrudnieni w wewnętrznych działach firmy i zewnętrznych biurach stają się odpowiedzialni za to, jaką decyzję podejmie pracownik.

    I choć taki obrót spraw jest zrozumiały, obawiam się, że nie wyjdzie na dobre przedsiębiorstwom. Jeśli to firma bierze na siebie odpowiedzialność za całość dochodu pracownika i jego strategię podatkową, powstaje duże ryzyko napięć na linii pracownik-pracodawca, pretensji, a nawet pozwów sądowych. Zwłaszcza że dziś nikt nie wie, czy doradza dobrze, bo zmiany są wprowadzane po prostu zbyt szybko.

    Co zatem przyniesie Polski Ład? Przede wszystkim bardzo dużo pracy i jeszcze więcej niepewności. Zbyt szybko i chaotycznie wprowadzane przepisy spędzają sen z powiek pracowników i przedsiębiorców. Na straży spokoju jednych i drugich próbują stać księgowi, którzy biorą na siebie ciężar interpretacji przepisów i doradzania tego, co – przynajmniej na dziś – wydaje się najlepszym rozwiązaniem. Wspierają ich – na tyle, na ile to możliwe w takim tempie – producenci systemów IT. Co z tego wyniknie? Nikt z nas na razie nie potrafi odpowiedzieć na to pytanie.

    Krzysztof Wojtas, SaldoSmart, Polski Ład

    Krzysztof Wojtas – założyciel i prezes zarządu firmy BrainSHARE IT. Absolwent Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie na kierunku Informatyka. Z branżą IT związany od 2003 roku. Swoją ścieżkę zawodową rozpoczął od pracy na stanowiskach programistycznych (Java) w Comarch oraz Sabre. W 2009 roku otworzył własną firmę BrainSHARE IT, która stworzyła i rozwija program wspierający pracę księgowych oraz przedsiębiorców – SaldeoSMART, mający wśród swoich rozwiązań najszybciej wdrażany dziś system do obiegu dokumentów w Polsce. Prywatnie interesuje się samochodami, jeździ na nartach, gra na perkusji oraz tańczy salsę.

  • Sygnaliści w firmach – jak dobrze przygotować się do nowych przepisów?

    Sygnaliści w firmach – jak dobrze przygotować się do nowych przepisów?

    Aż 69% pracowników nie zgłasza nieprawidłowości w pracy, bo boi się konsekwencji takiego działania, wynika z badania „Ochrona sygnalistów w Polsce – świadomość pracowników i praktyki w firmach”, przeprowadzonego przez firmy ARC Rynek i Opinia oraz braf. tech. Przepisy dotyczące takich przypadków są więc potrzebne, aby zapewnić zgłaszającym odpowiednią ochronę. Co znalazło się w nowej ustawie o sygnalistach?

    Gdy ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa zostanie uchwalona, firmy będą musiały dostosować do niej swoje wewnętrzne ustalenia. Wszystko to z powodu dyrektywy Unii Europejskiej z dnia 23 października 2019 roku, która zobowiązuje przedsiębiorstwa do objęcia zgłaszających szczególną ochroną. Zgodnie z ustawą nowe zasady wdrożą ci polscy przedsiębiorcy, którzy zatrudniają powyżej 50 pracowników.

    Kim jest sygnalista?

    Najprościej mówiąc, sygnalista to osoba zgłaszająca nieprawidłowości, naruszenia przepisów oraz akty korupcji w firmie, w której pracuje. Zawiadamia o takich przypadkach osoby odpowiedzialne za sprawy etyczne i prawa pracowników. W konsekwencji może mieć problemy i być prześladowana przez zespół bądź zwierzchników.

    Co istotne, status sygnalisty otrzymają nie tylko zatrudnieni na umowie o pracę, ale także na umowie cywilnoprawnej, oraz praktykanci, stażyści czy wolontariusze. Mogą to być również osoby, z którymi firma zakończyła już współpracę.

    Warto dodać, że w ustawie używa się określenia „zgłaszający”. Wszystko po to, aby nie kojarzyć sygnalisty jedynie z pracownikiem, ale także z osobami, które były dawniej zatrudnione w przedsiębiorstwie, choćby przez krótki czas.

    Obowiązki pracodawców

    Jakie wymogi stoją przed przedsiębiorstwami w związku z nową ustawą? Obecnie przyjmuje się, że firmy będą mogły zdecydować, czy wolą analogową czy też cyfrową formę informowania o nadużyciach.

    – Przedsiębiorcy będą mogli stworzyć specjalny system informatyczny, pocztę internetową bądź infolinię. Dyrektywa unijna daje również możliwość skorzystania z form oficjalnego lub anonimowego pisma oraz notatki. Dodatkowo warto wyznaczyć jedną osobę do przyjmowania takiej korespondencji – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

    Gdy organizacje obmyślą już procedurę zgłaszania nieprawidłowości, muszą uzgodnić ją jeszcze z pracownikami. Oznacza to konieczność przygotowania regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Co powinno się w nim znaleźć?

    – Przede wszystkim takie dane jak dział firmy, który przyjmie zgłoszenia, sposób ich przekazywania, weryfikacja, potwierdzenie zgłoszenia w ciągu 7 dni oraz maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej – dodaje Krzysztof Wojtas.

    Dodatkowo organizacje mają obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym muszą znaleźć się: numer sprawy, przedmiot naruszenia, data dokonania zgłoszenia oraz zakończenia sprawy.

    Należy przy tym pamiętać, że unijna dyrektywa zakłada 3 rodzaje zgłoszeń: wewnętrzne, czyli obowiązujące na terenie firmy, zewnętrzne – gdy o nadużyciach poinformowane zostają zewnętrzne instytucje – oraz ujawnienia publiczne.

    Zakazane działania odwetowe

    Co zmienią nowe przepisy? Firma nie będzie już mogła podejmować wobec zgłaszającego żadnych działań naruszających jego prawa albo wyrządzających mu krzywdę. Chodzi o sytuacje dotyczące obniżenia wynagrodzenia, wstrzymania awansu, wręczenia wypowiedzenia, przeniesienia na niższe stanowisko czy też utrudniania znalezienia pracy w danej branży.

    Kogo obowiązuje?

    Według projektu ustawy pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 250 pracowników, oraz organizacje z niektórych branż (jak na przykład banki, zakłady ubezpieczeń czy towarzystwa emerytalne) będą musiały jeszcze w grudniu 2021 wprowadzić własny system przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach. W momencie gdy ustawa wejdzie w życie, przedsiębiorstwa dostaną 14 dni na przygotowanie się do nowych przepisów.

    – Z kolei mniejsi pracodawcy, zatrudniający od 50 do 249 osób, mają więcej czasu, aby zastanowić się nad odpowiednimi rozwiązaniami. Dostaną na to czas do 17 grudnia 2023 roku – mówi Krzysztof Wojtas.

    Sankcje

    W projekcie ustawy znalazły się też zapisy o karach przewidzianych w sytuacji utrudniania dokonania zgłoszenia, podejmowania działań odwetowych oraz naruszenia obowiązku zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia. Przedsiębiorcy stosujący takie praktyki mogą zostać ukarani grzywną, ograniczeniem wolności lub pozbawieniem wolności do lat 3.

    Również osoby, które ujawniły publicznie nieprawdziwe informacje lub dokonały takiego zgłoszenia, będą musiały się liczyć z takimi samymi konsekwencjami prawnymi. Sankcje przewidziane są także dla przedsiębiorców, którzy nie zadbają o ustanowienie odpowiedniej procedury zgłaszania naruszeń oraz podejmowania dalszych działań. Warto zatem jak najszybciej pomyśleć o formalnościach związanych z nowymi przepisami.

    Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa znajduje się jeszcze na etapie opiniowania, jednak w chwili, gdy wejdzie w życie, pracodawcom pozostaną tylko dwa tygodnie na wdrożenie nowych zasad. Opłaca się więc jak najszybciej stworzyć bezpieczne i anonimowe rozwiązanie dla sygnalistów.

  • Sposoby na poprawę produktywności pracownika

    Sposoby na poprawę produktywności pracownika

    Niespełna trzy godziny – dokładnie tyle przeciętny, etatowy pracownik spędza na produktywnej pracy. Dowodem na to są badania z 2020 roku, które przeprowadziła firma Voucher Cloud. Jak zatem sprawić, by zespół działał skutecznie dłużej, a efekty jego pracy były bardziej widoczne?

    Każdy z nas potrzebuje innych bodźców do działania. Może to być wyższa pensja, dobra atmosfera w pracy bądź możliwość rozwoju. Bardzo opłaca się więc pracodawcy lub osobom zarządzającym zespołem, wiedzieć co dokładnie motywuje każdą indywidualną osobę w teamie i zastosować kilka zasad poprawiających produktywność. Oto kilka konkretnych rad w tym temacie:

    1. Wyższe wynagrodzenie

    Przyznawanie podwyżek oraz premii to podstawa, która pomaga zatrzymać pracowników w przedsiębiorstwie. Takie docenienie dobrze wykonanej pracy pozytywnie wpływa na każdego z nas, a pracodawcę chroni przed odejściem członków zespołu. Nikogo chyba nie dziwi, że niezadowolona z zarobków osoba będzie zwyczajnie gorzej wykonywać swoją pracę.

    Dobrą metodą jest w tym aspekcie wyznaczenie pracownikom konkretnych celów, do których powinni dążyć, aby otrzymać podwyżkę. Dla pracodawcy to niebagatelny plus – pozwala na bezpieczne i gradalne zwiększenie obciążeń finansowych przedsiębiorstwa.

    2. Technologia przyspiesza procesy

    Źle zaplanowane działania i brak udogodnień usprawniających wykonywanie obowiązków to czynniki, które zwykle mają spory wpływ na produktywność pracowników. Dzięki rozwiązaniom technologicznym – np. ułatwiającym i automatyzującym pracę z dokumentami – można znacznie wszystkie te procesy poprawić i tym samym zwiększyć zadowolenie zatrudnionych.

    – Jest bardzo wiele możliwości. Pracodawcy mogą wprowadzić w przedsiębiorstwach narzędzia odczytujące dane z faktur dzięki OCR, czyli optycznemu odczytywaniu dokumentów. Mogą też korzystać z elektronicznego archiwum, w którym można znaleźć w każdej chwili niezbędne pliki, a także kontrolować należności kontrahentów w jednym miejscu. Ponadto, istnieje opcja przydzielenia zadań pracownikom, sprawdzania, jak zostały wykonane oraz ile czasu zajmuje obsługa konkretnego klienta. W ten sposób procesy w firmie stają się uporządkowane, a pracownicy mogą sprawniej wykonywać swoją pracę – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

    3. Pracownik we właściwym miejscu

    Znając umiejętności, zainteresowania i talenty pracownika można umieścić go w odpowiednim dziale i powierzyć mu zadania zgodne z jego predyspozycjami. Osoby, które znają się na swojej dziedzinie i są przekonane do swojej pracy, często wykazują się inicjatywą. Na tym zyskuje nie tylko on, ale i cała firma.

    4. Poczucie kontroli nad działaniami i własne opinie

    Samodzielne podejmowanie decyzji w sprawie projektów daje pracownikowi poczucie sprawczości w przedsiębiorstwie. Więź z firmą buduje też poczucie wzajemnego zaufania i przekonanie o podejmowaniu słusznych, przynoszących korzyści wyborów.

    Co istotne, pracownicy nie zawsze czują się na tyle komfortowo, by wyrazić własne zdanie. Tymczasem spojrzenie na problem z wielu perspektyw może przyczynić się do jego szybszego i efektywniejszego rozwiązania, dlatego opłaca się zachęcać zespół do mówienia o swoich odczuciach i pomysłach.

    5. Mniejsza liczba spotkań

    Aż 67% pracowników biorących udział w ankiecie firmy Korn Ferry uważa, że spędzanie zbyt dużej ilości czasu na spotkaniach i rozmowach telefonicznych ma wpływ na ich słabsze wyniki. Z kolei 34% badanych jest zdania, że marnuje od 2 do 5 godzin tygodniowo na rozmowy bądź spotkania, które niewiele dają. Jak zaradzić nieefektywnym spotkaniom?

    – Zacznijmy od wyznaczenia celu spotkania. Jeśli będą one konkretne, np. merytoryczna dyskusja nad ważnym projektem lub poprawa produktywności, to spotkanie będzie miało sens. Podczas dyskusji nie muszą też być obecni wszyscy członkowie zespołu, niekiedy tylko jego część jest przydzielona do danego projektu. Wówczas zaprośmy tylko te osoby, z którymi należy wymienić się niezbędnymi informacjami. Dzięki wdrożeniu tych prostych zasad efektywność w firmie może wzrosnąć – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.

    Troska o produktywność rozpoczyna się zatem od pięciu wymienionych powyżej elementów. Warto jednak przypominać zespołowi o dobrych praktykach, które sami mogą wprowadzić w życie i udostępnić im je w formie krótkiej listy. Można na niej wspomnieć o wadze odpoczynku i odpowiedniej ilości snu, wartościowych posiłkach oraz czystym biurku – jeśli pracownik zadba o porządek, łatwiej będzie mu odnaleźć potrzebne dokumenty. Wówczas każda osoba będzie miała odpowiednie warunki do dalszego rozwoju.

  • Jak skonstruować dobre ogłoszenie o pracę w IT?

    Jak skonstruować dobre ogłoszenie o pracę w IT?

    Moment, gdy kandydat trafia na ogłoszenie o pracę, często jest decydujący. To właśnie wtedy kształtuje się jego opinia o firmie. Warto zatem zadbać, aby w ofercie znalazły się kluczowe informacje, które pomogą przedsiębiorstwu znaleźć odpowiednią osobę, zaś potencjalnemu pracownikowi dadzą poczucie, że trafi do miejsca uwzględniającego jego potrzeby.

    Przyciągnięcie uwagi w gąszczu ogłoszeń wcale nie jest takie proste. Można jednak postawić na pewne elementy, które zawsze będą istotne dla osób poszukujących zatrudnienia. Jasno i precyzyjnie napisana oferta, najlepiej umieszczona na specjalistycznych portalach, to podstawa, od której warto zacząć. Te wytyczne sprawdzą się w każdej branży, jednak to właśnie w świecie IT walka o pracowników jest szczególnie zacięta.

    Na konkretach IT zbudowano

    Jak pokazuje badanie “Rutyna czy dopasowanie. Jak rekruterzy tworzą zawartość oferty pracy”, przygotowane przez Pracuj.pl, tylko ? ankietowanych dostosowuje język ogłoszenia do stanowiska. To stanowczo zbyt mało.

    Tymczasem opłaca się zacząć od konkretnych i przejrzystych komunikatów, które niosą ze sobą istotne dla kandydata dane. Zamiast decydować się na długi opis firmy, można postawić na skrótowy i kilkuzdaniowy zarys jej działalności. Lepsze wrażenie zrobi również oferta bez słów zapychaczy, które niewiele do niej wnoszą.

    Stanowisko i kryteria

    Podstawą jest nazwa posady adekwatna do obowiązków pracownika. W miarę możliwości powinna być precyzyjna i dobrze oddawać specyfikę danej funkcji. Dzięki temu już na wstępie ogłoszeniem zainteresują się osoby, na których zależy przedsiębiorstwu.

    – W samym opisie stanowiska powinny znaleźć się wymagania dotyczące kandydata. Jasno komunikując istotne dla firmy kompetencje i umiejętności, tylko zyskujemy. Wypiszmy szczegółowe nazwy programów, metodyki oraz aplikacji, które kandydat musi obsługiwać. Podczas rekrutacji będzie można o nich porozmawiać i zorientować się, czy zgłaszające się osoby mają niezbędną wiedzę o wymaganych programach – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

    Dobrym uzupełnieniem ogłoszenia o pracę jest także wypisanie kilku specyficznych punktów dla danej funkcji. Opłaca się przedstawić obowiązki w taki sposób, aby aplikująca osoba wiedziała, jak będą one wyglądały na co dzień. Pomoże w tym wymienienie przykładowych zadań. Obecność tych elementów w ofercie pomaga zbudować korzystny i transparentny wizerunek firmy.

    Organizacja i wartości przedsiębiorstwa

    Coraz więcej osób przywiązuje sporą wagę do kultury organizacji, do której aplikuje. Jeśli potencjalny pracownik już z ogłoszenia dowie się, czy jest to przedsiębiorstwo w stylu korporacji, czy też mniejsza firma, ze sporym prawdopodobieństwem spojrzy na nie przychylniej.

    – Dodajmy również informacje o modelu pracy – zdalnym bądź hybrydowym, możliwości elastycznych godzin wykonywania obowiązków czy wyglądzie i lokalizacji biura. Obecnie nie poświęcamy już co prawda tyle czasu na dojazdy do biura, ile dawniej, jednak taka informacja może być bardzo cenna dla kandydatów. Nie zapominajmy też o benefitach. Teoretycznie nazywa się je dodatkiem, w praktyce mogą pełnić funkcję języczka u wagi u osoby, która jednocześnie rozważa przyjęcie konkurencyjnej oferty – mówi Krzysztof Wojtas.

    Dotychczas dodawanie widełek płacowych do ogłoszenia nie było zbyt popularne. Obecnie, zwłaszcza w branży związanej z IT, zaczyna się to zmieniać. Dzięki temu firma zyskuje kilkukrotnie w oczach potencjalnych pracowników. W pierwszej kolejności dlatego, że taka oferta przyciąga osoby, które rzeczywiście są zainteresowane daną płacą oraz przedstawionymi warunkami. Na stanowisko nie zaaplikują też kandydaci o wyższych wymaganiach finansowych niż możliwości przedsiębiorstwa. Wszystko to ułatwia tworzenie uczciwego wizerunku firmy.

    Formalności

    Do kompletu danych można dodać również informacje o przebiegu rekrutacji. Opisując cały proces oraz jego etapy, sprawiamy, że kandydaci poczują się bezpieczniej, ponieważ będą wiedzieć, czego się spodziewać. W przypadku branży IT często jest to test sprawdzający umiejętności oraz rozmowa o wymaganych programach.

    Dodatkowym ułatwieniem będzie też upublicznienie terminów związanych z rekrutacją, np. ile czasu będzie trwać oraz do kiedy można złożyć aplikację. Ponadto przyda się klauzula o kontakcie tylko z wybranymi osobami. Aby te niezbędne dane stały się lepiej widoczne, przygotujmy specjalną infografikę, która podkreśli istotne elementy zamieszczonej oferty.

    Ogłoszenie o pracę powinno być profesjonalne oraz opierać się na konkretach. Zawierając w nim jasne komunikaty, precyzyjnie opisując kryteria oraz funkcję, jaką kandydat będzie pełnił w firmie, mamy większą szansę na to, że to właśnie do nas odezwie się odpowiednia osoba. Często także kultura organizacji oraz realizowane przez nią projekty są czynnikami, które przeważą szalę na korzyść przedsiębiorstwa. Opłaca się więc przygotować ofertę w taki sposób, aby proces rekrutacji przebiegał możliwie jak najkrócej.

  • SaldeoSMART zmienia właściciela

    SaldeoSMART zmienia właściciela

    Krakowski BrainSHARE IT, producent SaldeoSMART, wiodącego systemu w chmurze dla biur rachunkowych i działów księgowych w małych i średnich przedsiębiorstwach, został przejęty przez norweską grupę Visma. Dzięki akwizycji Visma poszerza swój zasięg geograficzny i umacnia się na pozycji północnoeuropejskiego lidera w zakresie cloudowych rozwiązań księgowych, a SaldeoSMART zyskuje silnego partnera o międzynarodowym zasięgu.

    Przejęcie wpisuje się w strategię firmy Visma polegającą na dostarczaniu najlepszych rozwiązań dla księgowych i MŚP w Europie Północnej. SaldeoSMART to skuteczne i łatwo dostępne narzędzie oparte na technologii przetwarzania w chmurze dla biur rachunkowych i przedsiębiorstw posiadających własne działy księgowości. System umożliwia bezpieczną digitalizację dokumentów i automatyzację procesów biznesowych. SaldeoSMART oferuje następujące moduły: odczytywanie dokumentów techniką OCR, przepływ dokumentów, panel pracownika i wystawianie faktur.

    SaldeoSMART podniesie wpływ firmy Visma na poprawę skutecznej działalności biur rachunkowych w Europie Północnej. Cieszymy się z wejścia na polski rynek, a w ciągu kolejnych dziesięciu lat spodziewamy się zyskać w nim znaczący udział. Włączenie SaldeoSMART do grupy Visma podniesie jej wartość i stworzy nowe możliwości dla obecnych i nowych klientów – mówi Steffen Torp, dyrektor Sektora Visma Software SMB.

    Dzięki temu przejęciu Visma rozszerza zasięg swojej działalności w Polsce. Do tej pory skupiała się na sprzedaży i wsparciu dla rozwiązań międzynarodowych, dziś rozpoczyna budowę polskiej linii produktów. Visma podniesie też wartość SaldeoSMART, którego klienci będą mogli skorzystać teraz z dodatkowych, atrakcyjnych produktów.

    SaldeoSMART wszedł na polski rynek w 2010 roku. Od tej pory program systematycznie ewoluował, dostosowując się do zmian w prawie i potrzeb użytkowników. Dziś jest liderem na rynku polskim w zakresie odczytywania dokumentów. Korzysta z niego ponad 55000 firm.

    W nowym inwestorze zyskujemy stabilnego partnera, którego zaplecze merytoryczne i finansowe stanie się naszym atutem w rozmowach z dużymi firmami i pozwoli nam na intensyfikację naszych działań w Polsce i tym samym powiększenie portfolio naszych klientów – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT.